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A produtividade nos processos administrativos

Muito se fala sobre produtividade em processos produtivos e logísticos, mas pouco se fala em produtividade nos ambientes administrativos.

Talvez um dos lugares onde a produtividade é continuamente ameaçada, a área de administração acumula, normalmente custos, derivados de rotinas de processos burocráticos, reuniões sem foco, conversas de cafezinho, e outros desperdícios.

 

 

Gosto de contar a história de uma empresa que, após uma falha operacional que levou a perder um cliente importante, levou seu proprietário a decretar uma nova rotina: nada mais sairia da empresa sem que houvesse 5 assinaturas em um documento de conferência que ele acabara de criar. Ainda, existe a clássica história do assistente de ferrovia que a cada parada do trem, precisava bater o martelo nas rodas, sem saber por que fazia isso.

Na história anterior, com o passar dos anos, muitas coisas mudaram, e a empresa também, mas,  “aquela folhinha” continuava lá, atrasando as entregas, gerando conflitos, tirando a produtividade dos colaboradores. Ninguém se atrevia a perguntar por que ainda se utilizava aquele formulário.

Pois é, na jornada de crescimento das empresas, muitos processos acabam sendo criados na urgência, para solucionar ou remediar um problema, sem que se pense na origem dele. Com o passar do tempo, as coisas mudam e o processo fica obsoleto, sem importância, apenas consumindo energia e produtividade das pessoas.

A produtividade nos processos administrativos está em entender o fluxo das atividades, compreender o que precisa ser controlado, medido e executado para que se implemente os controles absolutamente necessários para que a atividade se desenvolva de maneira confiável e produtiva.

Fora disso, nos renderemos ao retrabalho, às conferências duplicadas, excesso de burocracia e lentidão. É preciso pensar também, que as pessoas precisam compreender o porquê das atividades que executam, ter as competências técnicas, comportamentais e perfil necessários para desempenhar com produtividade sua função.

Ao estabelecer processos confiáveis com as pessoas certas, com as competências necessárias, a empresa ganha agilidade, velocidade e irá atender seus clientes com mais produtividade e menores custos.

Os colaboradores podem se dedicar a criar mais valor ao negócio e para os clientes e sua empresa pode ser mais competitiva.

Como está a estrutura administrativa da sua empresa? “Aquela folhinha” ainda está lá? 

Transformação Organizacional

Empresas são organismos vivos que precisam evoluir, se fortalecer e crescer para se manter competitivas no mercado. Ao longo da história, uma organização passa por diversas fases pelas quais torna-se necessário se reinventar.  Esses momentos, quando é preciso repensar a forma de fazer as coisas  chamamos de “Transformação Organizacional” e impactam a cultura, os processos, os produtos e serviços, levando a ajustar o posicionamento de mercado como forma a alinhar a empresa aos objetivos estratégicos.

 

Momentos de incerteza, especialmente, são, por natureza, agentes causadores de transformação forçada e demandam que as lideranças assumam o protagonismo, atuando como agentes de mudança e de transformação de cultura, para que a empresa possa atuar com resiliência e consiga atravessar os desafios mais forte.

O processo de Transformação Organizacional não escolhe tamanho, nem segmento de empresa, impactando tanto grandes empresas como as  pequenas e médias. Por trazer mudanças à forma como as coisas são feitas e à rotina das pessoas, causam desconforto e resistência. 

Empresas pequenas e médias, têm ainda, um componente mais difícil na gestão da mudança: a proximidade entre o líder da organização e as pessoas, envolvendo muito mais que aspectos profissionais, afetando sentimentos e sensações e, por isso, muitas vezes, o líder tem dificuldades em promover as mudanças necessárias, exatamente pelos vínculos construídos através do tempo. 

Apesar de ser um sentimento nobre, a situação coloca o empresário em conflito interno intenso, afetando suas emoções, suas decisões e interferindo nos resultados da organização que perde velocidade na implementação de mudanças inevitáveis, protelando, e absorvendo ineficiências e comportamentos indesejados. 

Para que uma organização possa construir um processo de mudança robusto, é necessário ter uma visão clara dos benefícios que irá trazer no curto, médio ou longo prazos à empresa e, requer um processo de comunicação eficaz e transparente. Essa visão é que manterá a convicção da mudança em meio às resistências que certamente irão surgir.

No caminho da profissionalização, as empresas passam por diferentes estágios de maturidade e, alguns caminhos naturais precisam ser seguidos e modificados para o aperfeiçoamento da gestão. Vamos a elas;

1. Gestão Financeira – o aspecto básico de iniciar uma estruturação de uma empresa está em construir bases fortes da gestão financeira que possa representar o que realmente acontece com os negócios. Ainda é muito comum empresas trabalharem com compras ou vendas sem nota fiscal e essas operações ficam ao largo da contabilidade e da gestão de custos. Conhecer a fundo os custos fixos, variáveis, a natureza das despesas e gerenciar de forma efetiva o fluxo de caixa é necessário, então é preciso construir um modelo de gestão financeira eficaz.

2. Processos e produtividade – os custos de uma empresa estão relacionados à execução das atividades que possui para entregar os produtos e serviços que disponibiliza. É preciso conhecer e controlar as atividades para que sejam realizadas dentro do tempo, qualidade e custos esperados. A falta de processos claros é causa de falhas na entrega, problemas de qualidade, retrabalho, excesso de estoques, conflitos e muitos outros problemas operacionais. Ajuste seus processos, distribua as atividades e controle as etapas.

3. Gestão de pessoas, papéis e responsabilidades – outro aspecto fundamental é a gestão das pessoas. Contar com papéis e responsabilidades claros dentro da empresa, diminui os conflitos e aumenta a produtividade. As pessoas precisam ter consciência do que se espera do trabalho delas, em que tempo, com qual qualidade. 

4. Conhecimento de Clientes – O mercado está mudando  drasticamente. Transformações que eram aguardadas para os próximos 5 anos foram aceleradas e estão acontecendo nesse instante. É preciso compreender como tudo está transformando seu negócio, como o novo mercado será, quais serão as novas necessidades e serem atendidas e ajustar seus produtos, serviços e processos para se alinhar ao novo normal.

5. Estratégias de mercado – por fim, desenvolver um plano de médio e longo prazos (5 e 10 anos) é importante para que a empresa estabeleça um norte, para onde se deseja ir e planejar seus passos, investimentos, estratégias do que fazer e, tão importante quanto, o que não fazer.

A i2pConsulting, compreendendo os diversos momentos de maturidade de uma empresa, dividiu suas especialidades em Produtos Customizados que podem auxiliar e suportar as empresas em cada etapa.

Agora, nossos clientes podem contratar um especialista dentro da organização atuando ativamente através de um por um pacote de horas mensais para desenvolver, lado a lado do empresário, os processos, implementar as rotinas e promover as mudanças necessárias.

O consultor passa a atuar como o Agente da mudança, diminuindo a exposição do empresário, o que permite construir, com mais velocidade, utilizando as ferramentas apropriadas, uma gestão mais profissional, orientada por processos e que agregue valor ao cliente.

Em nosso site, você pode conhecer os programas customizados de Apoio Empresarial. Confira em www.i2p.com.br

Agende uma reunião sem compromissos e saiba como a i2pConsulting pode ajudar a transformar seu negócio e profissionalizar a gestão.

 

SOBRE O AUTOR

Alexandre Tortorelli é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais
de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e
negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica
de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em
www.i2p.com.br.