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A produtividade nos processos administrativos

Muito se fala sobre produtividade em processos produtivos e logísticos, mas pouco se fala em produtividade nos ambientes administrativos.

Talvez um dos lugares onde a produtividade é continuamente ameaçada, a área de administração acumula, normalmente custos, derivados de rotinas de processos burocráticos, reuniões sem foco, conversas de cafezinho, e outros desperdícios.

 

 

Gosto de contar a história de uma empresa que, após uma falha operacional que levou a perder um cliente importante, levou seu proprietário a decretar uma nova rotina: nada mais sairia da empresa sem que houvesse 5 assinaturas em um documento de conferência que ele acabara de criar. Ainda, existe a clássica história do assistente de ferrovia que a cada parada do trem, precisava bater o martelo nas rodas, sem saber por que fazia isso.

Na história anterior, com o passar dos anos, muitas coisas mudaram, e a empresa também, mas,  “aquela folhinha” continuava lá, atrasando as entregas, gerando conflitos, tirando a produtividade dos colaboradores. Ninguém se atrevia a perguntar por que ainda se utilizava aquele formulário.

Pois é, na jornada de crescimento das empresas, muitos processos acabam sendo criados na urgência, para solucionar ou remediar um problema, sem que se pense na origem dele. Com o passar do tempo, as coisas mudam e o processo fica obsoleto, sem importância, apenas consumindo energia e produtividade das pessoas.

A produtividade nos processos administrativos está em entender o fluxo das atividades, compreender o que precisa ser controlado, medido e executado para que se implemente os controles absolutamente necessários para que a atividade se desenvolva de maneira confiável e produtiva.

Fora disso, nos renderemos ao retrabalho, às conferências duplicadas, excesso de burocracia e lentidão. É preciso pensar também, que as pessoas precisam compreender o porquê das atividades que executam, ter as competências técnicas, comportamentais e perfil necessários para desempenhar com produtividade sua função.

Ao estabelecer processos confiáveis com as pessoas certas, com as competências necessárias, a empresa ganha agilidade, velocidade e irá atender seus clientes com mais produtividade e menores custos.

Os colaboradores podem se dedicar a criar mais valor ao negócio e para os clientes e sua empresa pode ser mais competitiva.

Como está a estrutura administrativa da sua empresa? “Aquela folhinha” ainda está lá?