Em tempos de crise, revise seus processos

Maio 11, 2020 Liderança e Gestão

            Em meus mais de 25 anos de vida profissional, voltados às atividades empresariais, sempre estiveram presentes na agenda do dia,  iniciativas de melhoria de processos e ganhos de produtividade. Por que isso é tão importante e precisa estar sempre no foco das organizações?

          É fato que acontecimentos externos às empresas estarão sempre pressionando os resultados financeiros, sejam eles os  impostos, a inflação, a concorrência, restrições na demanda, crises.  O simples repasse dos custos aos preços tem um teto e um limite, quando seu cliente o trocará pelo concorrente ou, por um produto substituto.

                Incorporar valor aos produtos e serviços é uma forma de mostrar ao seu cliente que sua empresa é diferenciada e que “entrega mais” por um valor justo, ante seus concorrentes e isso é bastante importante como forma de crescimento sustentável e, esta frente, deve estar bastante apoiada na inovação e no conhecimento profundo das necessidades não atendidas dos clientes. Esse é um tema que trataremos em outro artigo.

                Voltando às questões de produtividade é fundamental adotarmos iniciativas para manter a empresa oxigenada, “em forma”, como se fosse uma academia, reforçando sua musculatura e forma física.

                Vamos lembrar que os efeitos da “baixa produtividade” estão em retirar ou reduzir a capacidade
de entregar mais produtos e serviços por um custo empenhado e, assim,  o custo relativo por unidade (R$/unidade) aumenta, tornando o produto ou serviço mais caro. Trabalhar sobre estes aspectos irá resultar ou na redução dos custos empenhados na realização do serviço, ou permitir que se entregue mais serviços/produtos pelo mesmo custo empenhado, fazendo com que  o resultado a relação R$/unidade diminua, ficando mais barato.

                Vamos abordar abaixo oportunidades mais comuns que você pode encontrar em sua empresa
para melhorar o “seu condicionamento físico”, ou seja, atuar na parte de produtividade.

 Os 8 desperdícios

Inicialmente, vamos entender  8 aspectos que causam baixa produtividade e elevam os custos,  chamados de “desperdícios”.

  1. Problemas de qualidade – são defeitos que se acumulam ao longo da execução do produto ou serviço, reduzindo o volume entregue. Podem ser ocasionados por falhas em matérias-primas, processos, falta de inspeções, variabilidade do processo e geram produtos fora do padrão aceitável pelos clientes, ocasionando ou uma perda total dos materiais ou a necessidade de retrabalhar para corrigir, o que significa, adicionar mais tempo e mais custos para corrigir algo que deveria ser bem feito na primeira vez.
  2. Excesso de produção– produzir além do que se tem como perspectivas de vendas pode ser estratégico, para garantir uma cobertura a uma variação na demanda, mas é considerado um desperdício, à medida que você está empenhando horas de trabalho, materiais, energia, etc a algo que não sabe se alguém irá comprar, nem quando. O capital dessa atividade sai do seu fluxo de caixa e fica “parado” nos estoques retirando mobilidade.
  3. Procrastinar soluções– muitas vezes problemas se arrastam por falta de foco ou tempo para solução. Perda de energia, de água, decisões importantes, impedem que a empresa avance em direção à produtividade e minam as margens e rentabilidade do negócio. Os problemas estão sempre presentes e precisam ser resolvidos.
  4. Resistência à mudanças – estamos vendo a velocidade com a qual as transformações estão acontecendo nos negócios e, muitas vezes resistimos a novas tecnologias, novas formas de realizar tarefas, nos apegando à forma antiga, que é mais cara e menos produtiva, tirando nossa agilidade, criatividade e capacidade de inovação.
  5. Transporte – realizar a movimentação de materiais uma única vez é o objetivo. Movimentar materiais e produtos de um lado para outro (estoque, fornecedor, área de inspeção, armazenagem, centro de  distribuição) implica em gastos com equipamentos de movimentação, tempo, pessoas e burocracia. Muitas vezes a movimentação é necessária, mas lembre-se: estamos colocando mais custos em algo que “não agrega valor” , só agrega custos;
  6. Estoques – olhe para o estoque de materiais que existe em sua empresa. Qual o valor de tudo o que está lá dentro? Será que realmente é necessário ter tudo isso ali? O excesso de inventário tira o “oxigênio” da empresa, ou seja, reduz o fluxo de caixa e traz dificuldades para movimentar a organização em momentos de baixa demanda. Muitas vezes é perdido, por obsolescência ou validade. Avalie, reduza, faça dinheiro com ele e gerencie bem o que quer ter realmente em estoque.
  7. Movimentação  – a organização na movimentação de materiais, pessoas e processos também é um fator fundamental. Que bom seria se nosso processo fosse simples tão simples como beber um refrigerante através de um canudo. O produto entra por uma ponta e sai pela outra em um único sentido, simples, constante e produtivo. Mas as coisas não são assim. Os materiais e as pessoas, se movimentam dentro das operações de um lado a outro, indo e voltando revisando, ajustando. Esse excesso de movimentação e transporte de materiais e pessoas também é considerado um desperdício, pois tira tempo das pessoas, que poderiam estar realizando outras tarefas e estão, na verdade, gastando energia, sem agregar valor ao produto/serviço. É importante, então olhar para seu processo de execução de produtos e serviços, com o objetivo de deixá-lo tão simples e orientado como se fosse um líquido escorrendo por um canudinho, sem interferências, e sem o vai e vem.
  8. Burocracia– a burocracia é o último desperdício considerado. Excesso de autorizações, papéis, aprovações, idas e vindas e documentos demandam tempo de processos, de pessoas, de papel, de informações. Simplifique o que for possível.

Pois bem, com base nestes 8 fatores que trouxemos, pense em sua empresa. Quais desses fatores tiram o folego do seu negócio e reduzem a rentabilidade?  Ter um olhar de fora para dentro pode ajudar a
identificar esses “ladrões” de energia e de margens e ajudar você a colocar sua empresa em forma. Deixo aqui 10 perguntas que você pode se fazer para identificar os desperdícios em seu negócio:

  1. Seus caminhões passam mais tempo parados esperando (carga, descarga, conferência, recebimento), do que transitando? Quanto você gasta com frete?
  2. Dê uma passada na área de resíduos da empresa. De quanto em quanto tempo o caminhão de lixo vem recolher o que você empenhou recursos e jogou fora?
  3. Olhe para o estoque. É grande demais? Quanto de dinheiro tem lá dentro? O que você faria se tivesse o dinheiro em sua mão?
  4. Processos de produção de produtos e serviços. Todos estão realmente ocupados? Quantos dos produtos e serviços precisaram ser revisados por falha no cadastro do cliente, falhas de qualidade, entregas erradas, devoluções, faltas etc.?
  5. Ainda dentro da execução dos processos e serviços. Tem coisas amontoadas dentro das áreas? Os materiais vão e voltam das etapas de execução e ficam tempo esperando para dar sequência? Precisam ser retrabalhados com frequência? As máquinas quebram com frequência? Produzem tudo o que podiam e para o que foram desenhadas?
  6. Olhe para as mesas. Tem documentos demais? Tem assinaturas demais?
  7. Sua área comercial tem rotinas bem estabelecidas de visitas e processos de fechamento? Quantos clientes visitam diariamente cada vendedor? Parece bom? É o suficiente?
  8. Quantas reclamações você vem recebendo de coisas que estão com problemas dentro da empresa. Quantas delas realmente afetam o desempenho da empresa? Quando vai resolver?
  9. Existem novas ferramentas, processos, tecnologias, maneiras de fazer as coisas que, se fossem implementadas deixariam os processos mais simples e sua empresa mais produtiva? O que seriam?
  10. Não esqueça das despesas administrativas. Quais das despesas realmente contribuem para tornar a empresa mais produtiva e levar seus produtos e serviços aos seus clientes? Quais poderiam ser evitadas?

São apenas 10 questões, com mais algumas variações que você pode se perguntar e identificar dentro da sua organização como forma de torná-la mais produtiva. Em tempos de crise, é fundamental buscar produtividades, reduzir custos, ter caixa disponível e azeitar a engrenagem para voltar mais forte quando o mercado reagir.

Então, mãos a obra!!!

A i2pConsulting atua junto às empresas e organizações com o Programa Excellence, que tem como  objetivo aumentar a produtividade, a competitividade, reduzir desperdícios, melhorar a gestão, as margens, o fluxo de caixa e abrir caminho para um crescimento saudável e lucrativo.

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Sobre o autor

Alexandre Tortorelli
é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br. 

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