Em meus mais de 25 anos de vida profissional, voltados às atividades empresariais, sempre estiveram presentes na agenda do dia, iniciativas de melhoria de processos e ganhos de produtividade. Por que isso é tão importante e precisa estar sempre no foco das organizações?
É fato que acontecimentos externos às empresas estarão sempre pressionando os resultados financeiros, sejam eles os impostos, a inflação, a concorrência, restrições na demanda, crises. O simples repasse dos custos aos preços tem um teto e um limite, quando seu cliente o trocará pelo concorrente ou, por um produto substituto.
Incorporar valor aos produtos e serviços é uma forma de mostrar ao seu cliente que sua empresa é diferenciada e que “entrega mais” por um valor justo, ante seus concorrentes e isso é bastante importante como forma de crescimento sustentável e, esta frente, deve estar bastante apoiada na inovação e no conhecimento profundo das necessidades não atendidas dos clientes. Esse é um tema que trataremos em outro artigo.
Voltando às questões de produtividade é fundamental adotarmos iniciativas para manter a empresa oxigenada, “em forma”, como se fosse uma academia, reforçando sua musculatura e forma física.
Vamos lembrar que os efeitos da “baixa produtividade” estão em retirar ou reduzir a capacidade
de entregar mais produtos e serviços por um custo empenhado e, assim, o custo relativo por unidade (R$/unidade) aumenta, tornando o produto ou serviço mais caro. Trabalhar sobre estes aspectos irá resultar ou na redução dos custos empenhados na realização do serviço, ou permitir que se entregue mais serviços/produtos pelo mesmo custo empenhado, fazendo com que o resultado a relação R$/unidade diminua, ficando mais barato.
Vamos abordar abaixo oportunidades mais comuns que você pode encontrar em sua empresa
para melhorar o “seu condicionamento físico”, ou seja, atuar na parte de produtividade.
Os 8 desperdícios
Inicialmente, vamos entender 8 aspectos que causam baixa produtividade e elevam os custos, chamados de “desperdícios”.
- Problemas de qualidade – são defeitos que se acumulam ao longo da execução do produto ou serviço, reduzindo o volume entregue. Podem ser ocasionados por falhas em matérias-primas, processos, falta de inspeções, variabilidade do processo e geram produtos fora do padrão aceitável pelos clientes, ocasionando ou uma perda total dos materiais ou a necessidade de retrabalhar para corrigir, o que significa, adicionar mais tempo e mais custos para corrigir algo que deveria ser bem feito na primeira vez.
- Excesso de produção– produzir além do que se tem como perspectivas de vendas pode ser estratégico, para garantir uma cobertura a uma variação na demanda, mas é considerado um desperdício, à medida que você está empenhando horas de trabalho, materiais, energia, etc a algo que não sabe se alguém irá comprar, nem quando. O capital dessa atividade sai do seu fluxo de caixa e fica “parado” nos estoques retirando mobilidade.
- Procrastinar soluções– muitas vezes problemas se arrastam por falta de foco ou tempo para solução. Perda de energia, de água, decisões importantes, impedem que a empresa avance em direção à produtividade e minam as margens e rentabilidade do negócio. Os problemas estão sempre presentes e precisam ser resolvidos.
- Resistência à mudanças – estamos vendo a velocidade com a qual as transformações estão acontecendo nos negócios e, muitas vezes resistimos a novas tecnologias, novas formas de realizar tarefas, nos apegando à forma antiga, que é mais cara e menos produtiva, tirando nossa agilidade, criatividade e capacidade de inovação.
- Transporte – realizar a movimentação de materiais uma única vez é o objetivo. Movimentar materiais e produtos de um lado para outro (estoque, fornecedor, área de inspeção, armazenagem, centro de distribuição) implica em gastos com equipamentos de movimentação, tempo, pessoas e burocracia. Muitas vezes a movimentação é necessária, mas lembre-se: estamos colocando mais custos em algo que “não agrega valor” , só agrega custos;
- Estoques – olhe para o estoque de materiais que existe em sua empresa. Qual o valor de tudo o que está lá dentro? Será que realmente é necessário ter tudo isso ali? O excesso de inventário tira o “oxigênio” da empresa, ou seja, reduz o fluxo de caixa e traz dificuldades para movimentar a organização em momentos de baixa demanda. Muitas vezes é perdido, por obsolescência ou validade. Avalie, reduza, faça dinheiro com ele e gerencie bem o que quer ter realmente em estoque.
- Movimentação – a organização na movimentação de materiais, pessoas e processos também é um fator fundamental. Que bom seria se nosso processo fosse simples tão simples como beber um refrigerante através de um canudo. O produto entra por uma ponta e sai pela outra em um único sentido, simples, constante e produtivo. Mas as coisas não são assim. Os materiais e as pessoas, se movimentam dentro das operações de um lado a outro, indo e voltando revisando, ajustando. Esse excesso de movimentação e transporte de materiais e pessoas também é considerado um desperdício, pois tira tempo das pessoas, que poderiam estar realizando outras tarefas e estão, na verdade, gastando energia, sem agregar valor ao produto/serviço. É importante, então olhar para seu processo de execução de produtos e serviços, com o objetivo de deixá-lo tão simples e orientado como se fosse um líquido escorrendo por um canudinho, sem interferências, e sem o vai e vem.
- Burocracia– a burocracia é o último desperdício considerado. Excesso de autorizações, papéis, aprovações, idas e vindas e documentos demandam tempo de processos, de pessoas, de papel, de informações. Simplifique o que for possível.
Pois bem, com base nestes 8 fatores que trouxemos, pense em sua empresa. Quais desses fatores tiram o folego do seu negócio e reduzem a rentabilidade? Ter um olhar de fora para dentro pode ajudar a
identificar esses “ladrões” de energia e de margens e ajudar você a colocar sua empresa em forma. Deixo aqui 10 perguntas que você pode se fazer para identificar os desperdícios em seu negócio:
- Seus caminhões passam mais tempo parados esperando (carga, descarga, conferência, recebimento), do que transitando? Quanto você gasta com frete?
- Dê uma passada na área de resíduos da empresa. De quanto em quanto tempo o caminhão de lixo vem recolher o que você empenhou recursos e jogou fora?
- Olhe para o estoque. É grande demais? Quanto de dinheiro tem lá dentro? O que você faria se tivesse o dinheiro em sua mão?
- Processos de produção de produtos e serviços. Todos estão realmente ocupados? Quantos dos produtos e serviços precisaram ser revisados por falha no cadastro do cliente, falhas de qualidade, entregas erradas, devoluções, faltas etc.?
- Ainda dentro da execução dos processos e serviços. Tem coisas amontoadas dentro das áreas? Os materiais vão e voltam das etapas de execução e ficam tempo esperando para dar sequência? Precisam ser retrabalhados com frequência? As máquinas quebram com frequência? Produzem tudo o que podiam e para o que foram desenhadas?
- Olhe para as mesas. Tem documentos demais? Tem assinaturas demais?
- Sua área comercial tem rotinas bem estabelecidas de visitas e processos de fechamento? Quantos clientes visitam diariamente cada vendedor? Parece bom? É o suficiente?
- Quantas reclamações você vem recebendo de coisas que estão com problemas dentro da empresa. Quantas delas realmente afetam o desempenho da empresa? Quando vai resolver?
- Existem novas ferramentas, processos, tecnologias, maneiras de fazer as coisas que, se fossem implementadas deixariam os processos mais simples e sua empresa mais produtiva? O que seriam?
- Não esqueça das despesas administrativas. Quais das despesas realmente contribuem para tornar a empresa mais produtiva e levar seus produtos e serviços aos seus clientes? Quais poderiam ser evitadas?
São apenas 10 questões, com mais algumas variações que você pode se perguntar e identificar dentro da sua organização como forma de torná-la mais produtiva. Em tempos de crise, é fundamental buscar produtividades, reduzir custos, ter caixa disponível e azeitar a engrenagem para voltar mais forte quando o mercado reagir.
Então, mãos a obra!!!
A i2pConsulting atua junto às empresas e organizações com o Programa Excellence, que tem como objetivo aumentar a produtividade, a competitividade, reduzir desperdícios, melhorar a gestão, as margens, o fluxo de caixa e abrir caminho para um crescimento saudável e lucrativo.
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Sobre o autor
Alexandre Tortorelli
é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br.
