Autor: Alexandre Tortorelli

A Gestão por Processos & a Estrutura Organizacional

A estrutura de gestão de uma organização está apoiada em três elementos essenciais: as pessoas, os processos e  a tecnologia. Esse post, tem como objetivo abordar a questão da importância da estrutura de pessoal e estratégias para a organização dos processos internos e estrutura organizacional.

Todas as empresas existem para fornecer produtos e serviços, baseados no elemento da tecnologia, que são executados através de uma sequência de atividades, que inicia na prospecção e captação dos clientes, transpassa os principais departamentos para a execução, e terminam na entrega ao cliente.  Ao conjunto de atividades relacionadas para entrega de valor, damos o nome de “processo-chave”.

Uma das ferramentas mais utilizadas para avaliar e compreender como as atividades fluem dentro de uma organização é o “Mapa de Processos”. Através dele, compreendemos todas as atividades que são executadas nos chamados “processos-chave”, organizadas dentro de uma sequência lógica e alocadas de acordo com a área ou o responsável por aquela atividade.

A figura acima, traz de maneira bastante simplificada um processo-chave típico das organizações, desde a captação de vendas, até a entrega ao cliente. Note que, as atividades 1,2,3 estão relacionadas à área comercial. Já as atividades 4,5, estão relacionadas à área planejamento, as 6 e 7, à área de administração e finanças. Já as atividades 8,9 e 10 correspondem à área operacional e a 11 e 12 à área de logística, operação de entrega.

O Mapa de Processos traz, ainda, informações valiosas sobre os papéis e responsabilidades que cada área/função deve executar. Essas informações são fundamentais para estabelecer a organização do trabalho e reduzir conflitos por atividades mal determinadas.

Ao estabelecer uma sequência das atividades, permite também, mapear aquelas que são críticas que precisam ser monitoradas em termos de qualidade, tempo, níveis de aprovação, sendo a primeira etapa para se construir os indicadores de controle e desempenho da organização.

Compreender os papéis e responsabilidades de uma determinada função permite compreender também quais são as principais competências técnicas e comportamentais de quem irá executá-las.

Por exemplo, a pessoa da área de planejamento deve compreender toda a estrutura que envolve a prestação do serviço ou execução de um produto, para dimensionar da maneira correta, quais serão os itens necessários. Deve avaliar junto ao estoque a disponibilidade de materiais e insumos necessários e solicitar a compra daqueles que não estejam disponíveis.

Dessa forma precisa compreender técnicas de planejamento, de gestão de estoques, estrutura de produtos entre outras competências técnicas para desempenhar bem sua atividade. Saberemos também, que essa função precisa de “jogo de cintura” para se relacionar com as demais áreas como o comercial e a administrativa para que disponibilizem as informações e recursos no melhor tempo, para que a equipe operacional possa dar sequência.

Essa é uma função que demanda boa capacidade de negociação, comunicação, trabalho em equipe e organização, entre outras competências comportamentais para ter sucesso.

Ao se compreender de maneira clara estas questões, será possível estabelecer uma estrutura organizacional, que seja mais adequada à empresa, definir funções e responsabilidades e, a partir delas, as competências técnicas e comportamentais de cada função, permitindo desenvolver um processo de recrutamento e seleção mais assertivos.

Ferramentas de Assessment como o DISC e Motivadores, utilizados pela i2pConsulting, permitem definir, a partir do mapa de processos o perfil comportamental mais adequado para as funções que se deseja implementar.

Aliado ao Mapa de Processos, auxilia não só no processo de R&S, mas também na organização dos talentos, alocando as pessoas certas nos lugares onde desempenharão com mais resultados, mais satisfação e entregarão mais resultados.

A i2pConsulting tem a expertise para estruturar e reorganizar sua empresa e estrutura organizacionais, colocando-a na direção da gestão orientada por processos, alinhada à ISO 9001.  Fale com a gente!

Conte com o Suporte Empresarial para tomada de decisões.

A vida do empresário, empreendedor é, muitas vezes solitária na tomada de decisões. Conduzir negócios, impactar vidas de colaboradores, família e de terceiros, pensar nos compromissos e desafios de manter a empresa sadia, nos dias de hoje, é uma tarefa de grande carga e responsabilidade e muitas vezes, o empresário não encontra com quem compartilhar, discutir e analisar possibilidades para a melhor tomada de decisão.

Onde investir, que produtos lançar, quais são as oportunidades de custos que podem ser revistas, como aumentar a produtividade, gerenciar o caixa e garantir um fluxo saudável são algumas das questões que se enfrentam no dia a dia.

 

Nem sempre as informações necessárias estão disponíveis para análise e é necessário aprofundar em dados, números e outros estudos (o que chamamos de diagnóstico), antes de levantar possíveis soluções. Por outro lado, também não é sempre que se dispõe do tempo necessário para fazer as análises.

O momento atual é extremamente delicado e vai continuar sendo por um bom tempo. Todos os passos precisam ser tomados com cuidado, com clareza e compreensão de todos os riscos e benefícios que poderão impactar a empresa e os clientes.

Tomar decisões no calor do momento, como suspender contratos de trabalho, deixar de recolher os impostos, entre outras opções que foram colocadas, podem ajudar no curto prazo, mas esses compromissos não foram esquecidas. Eles virão, mais cedo ou mais tarde e é preciso se preparar.

Além disso, pensando na recuperação da economia, como a empresa sairá do estado atual? Todos os produtos vão permanecer vendáveis? A empresa vai se lançar em canais digitais?  Será necessário investir em novos equipamentos, produtos e serviços? Que novas oportunidades estarão presentes que poderemos capturar para fortalecer o negócio?

O Suporte Empresarial da i2p Consulting oferece às empresas a expertise e experiência de profissionais capacitados em diagnosticar, mapear as oportunidades, levantar as melhores soluções, ajudando na escolha da opção mais eficaz, na implantação, no controle e governança das ações para garantir que os resultados planejados possam ser alcançados.

Muitas vezes nossos profissionais tomam à frente na condução de temas delicados, que possam exigir uma transformação organizacional mais profunda na organização, preservando o empresário do desgaste que naturalmente um processo como esse leva.

Sua empresa pode contar com nossas expertises no dia-a-dia auxiliando para a melhor tomada de decisões para que seu negócio possa seguir em frente, saudável e mais forte para enfrentar às novas realidades do mercado.

Fale com a gente!

SOBRE O AUTOR

Alexandre Tortorelli é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atua há mais de 25 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados, produtividade e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br.

A Formação de Equipes de Alta Performance e o Método de Desenvolvimento do Potencial de Talentos por Competências Essenciais- DISC Assessment

Jim Collins em sua obra “Feitas para Vencer” aborda a prática que utilizam para a formação de equipes das empresas vencedoras com uma frase enigmática. Segundo ele, aquelas empresas partem da seguinte premissa: “primeiro quem, depois o quê” e explica.

As empresas têm uma tendência de contratar pessoas por suas habilidades técnicas para resolver problemas olhando para as tarefas e resultados a entregar no curto prazo. Acontece, que com o passar do tempo, os problemas mudam, a tecnologia muda, o mercado muda e, aquelas competências que foram úteis em determinado momento, deixam de ser e, junto com elas o profissional. As empresas feitas para vencer entenderam que devem colocar em “seu barco” profissionais com as habilidades, comportamentos e competências fundamentais que, mudando o vento, ou sob tempestade, saberão como lidar, ajustando seu plano de navegação e conduzindo a organização para mares mais favoráveis. Estão alinhados aos valores e propósito da organização.

Avaliar competências técnicas, currículos e formação acadêmica é uma tarefa relativamente simples. Compreender e prever como um profissional irá agir ou se comportar diante dos desafios e situações da empresa é que faz a diferença em um bom processo de seleção.

 

 

 

O que acontece é que as empresas têm culturas diferentes e dependendo do estilo da organização, existem os perfis que melhor se encaixam e que tendem a performar melhor. Talvez por isso, cada vez mais empresas passaram a utilizar os Assessments para avaliar o potencial dos profissionais e equipes em termos de comportamentos, habilidades, motivadores, trabalho em equipe, entre outros aspectos e comparando às necessidades da organização frente aos objetivos de médio e longo prazos.

Esta prática não está restrita apenas ao processo seletivo, mas também tem sido utilizada nos processos sucessórios como ferramenta de consulta de análise para levar adiante uma promoção. Dentre suas principais contribuições, está a possibilidade de avaliar o potencial e compatibilidade do profissional às demandas, atitudes e ações exigidas pela área em que ele atua e na que irá atuar.

Compreender como se comporta frente à pressão, relacionamento interpessoal, velocidade de entrega ou mesmo sua disposição em se adequar a um regime de regras e comportamentos padrão, são alguns dos outputs que se esperam de um Assessment.

Essas informações podem também, ser utilizadas para alinhamento e compatibilização de estilos de lideranças complementares em uma equipe de alta performance, como forma de somar competências entre profissionais a fim de aumentar o potencial de entregas de uma equipe.

O método ainda pode ser utilizado em processos de Avaliação de Desempenho e Programas de Coaching como forma de promover planos de desenvolvimento individuais de competências e autoconhecimento.

Ao reestruturar uma área, desenvolver um novo departamento, o mesmo no desenho de uma nova organização, adotar os modelos de Assessment aumenta a assertividade dos processos, gerando produtividade e menores custos.

Contar com o profissional certo, alinhado à cultura e com capacidade de gerar a transformação e os resultados esperados agora e no futuro aumenta a capacidade da empresa de ser mais produtiva.

Um profissional bem colocado, trabalha mais alinhado às suas características pessoais, sofre menos estresse e tem um nível maior de satisfação do trabalho.

Por outro lado, um profissional colocado em um ambiente muito diverso de suas características pessoais tende a sofrer mais estresse, se envolver em mais conflitos e permanecer menos tempo na organização.

A i2pConsulting tem utilizado o DISC Assessment em seus processos de reestruturação organizacionais, no apoio ao processo de Recrutamento e Seleção das empresas e na construção de Planos de Desenvolvimento em Coaching, nos Processos de Avaliação de Desempenho e, ainda nos Programas de Mentoria para Executivos e empresários.

Qual é a sua demanda? Fale com a gente!

A produtividade nos processos administrativos

Muito se fala sobre produtividade em processos produtivos e logísticos, mas pouco se fala em produtividade nos ambientes administrativos.

Talvez um dos lugares onde a produtividade é continuamente ameaçada, a área de administração acumula, normalmente custos, derivados de rotinas de processos burocráticos, reuniões sem foco, conversas de cafezinho, e outros desperdícios.

 

 

Gosto de contar a história de uma empresa que, após uma falha operacional que levou a perder um cliente importante, levou seu proprietário a decretar uma nova rotina: nada mais sairia da empresa sem que houvesse 5 assinaturas em um documento de conferência que ele acabara de criar. Ainda, existe a clássica história do assistente de ferrovia que a cada parada do trem, precisava bater o martelo nas rodas, sem saber por que fazia isso.

Na história anterior, com o passar dos anos, muitas coisas mudaram, e a empresa também, mas,  “aquela folhinha” continuava lá, atrasando as entregas, gerando conflitos, tirando a produtividade dos colaboradores. Ninguém se atrevia a perguntar por que ainda se utilizava aquele formulário.

Pois é, na jornada de crescimento das empresas, muitos processos acabam sendo criados na urgência, para solucionar ou remediar um problema, sem que se pense na origem dele. Com o passar do tempo, as coisas mudam e o processo fica obsoleto, sem importância, apenas consumindo energia e produtividade das pessoas.

A produtividade nos processos administrativos está em entender o fluxo das atividades, compreender o que precisa ser controlado, medido e executado para que se implemente os controles absolutamente necessários para que a atividade se desenvolva de maneira confiável e produtiva.

Fora disso, nos renderemos ao retrabalho, às conferências duplicadas, excesso de burocracia e lentidão. É preciso pensar também, que as pessoas precisam compreender o porquê das atividades que executam, ter as competências técnicas, comportamentais e perfil necessários para desempenhar com produtividade sua função.

Ao estabelecer processos confiáveis com as pessoas certas, com as competências necessárias, a empresa ganha agilidade, velocidade e irá atender seus clientes com mais produtividade e menores custos.

Os colaboradores podem se dedicar a criar mais valor ao negócio e para os clientes e sua empresa pode ser mais competitiva.

Como está a estrutura administrativa da sua empresa? “Aquela folhinha” ainda está lá? 

Transformação Organizacional

Empresas são organismos vivos que precisam evoluir, se fortalecer e crescer para se manter competitivas no mercado. Ao longo da história, uma organização passa por diversas fases pelas quais torna-se necessário se reinventar.  Esses momentos, quando é preciso repensar a forma de fazer as coisas  chamamos de “Transformação Organizacional” e impactam a cultura, os processos, os produtos e serviços, levando a ajustar o posicionamento de mercado como forma a alinhar a empresa aos objetivos estratégicos.

 

Momentos de incerteza, especialmente, são, por natureza, agentes causadores de transformação forçada e demandam que as lideranças assumam o protagonismo, atuando como agentes de mudança e de transformação de cultura, para que a empresa possa atuar com resiliência e consiga atravessar os desafios mais forte.

O processo de Transformação Organizacional não escolhe tamanho, nem segmento de empresa, impactando tanto grandes empresas como as  pequenas e médias. Por trazer mudanças à forma como as coisas são feitas e à rotina das pessoas, causam desconforto e resistência. 

Empresas pequenas e médias, têm ainda, um componente mais difícil na gestão da mudança: a proximidade entre o líder da organização e as pessoas, envolvendo muito mais que aspectos profissionais, afetando sentimentos e sensações e, por isso, muitas vezes, o líder tem dificuldades em promover as mudanças necessárias, exatamente pelos vínculos construídos através do tempo. 

Apesar de ser um sentimento nobre, a situação coloca o empresário em conflito interno intenso, afetando suas emoções, suas decisões e interferindo nos resultados da organização que perde velocidade na implementação de mudanças inevitáveis, protelando, e absorvendo ineficiências e comportamentos indesejados. 

Para que uma organização possa construir um processo de mudança robusto, é necessário ter uma visão clara dos benefícios que irá trazer no curto, médio ou longo prazos à empresa e, requer um processo de comunicação eficaz e transparente. Essa visão é que manterá a convicção da mudança em meio às resistências que certamente irão surgir.

No caminho da profissionalização, as empresas passam por diferentes estágios de maturidade e, alguns caminhos naturais precisam ser seguidos e modificados para o aperfeiçoamento da gestão. Vamos a elas;

1. Gestão Financeira – o aspecto básico de iniciar uma estruturação de uma empresa está em construir bases fortes da gestão financeira que possa representar o que realmente acontece com os negócios. Ainda é muito comum empresas trabalharem com compras ou vendas sem nota fiscal e essas operações ficam ao largo da contabilidade e da gestão de custos. Conhecer a fundo os custos fixos, variáveis, a natureza das despesas e gerenciar de forma efetiva o fluxo de caixa é necessário, então é preciso construir um modelo de gestão financeira eficaz.

2. Processos e produtividade – os custos de uma empresa estão relacionados à execução das atividades que possui para entregar os produtos e serviços que disponibiliza. É preciso conhecer e controlar as atividades para que sejam realizadas dentro do tempo, qualidade e custos esperados. A falta de processos claros é causa de falhas na entrega, problemas de qualidade, retrabalho, excesso de estoques, conflitos e muitos outros problemas operacionais. Ajuste seus processos, distribua as atividades e controle as etapas.

3. Gestão de pessoas, papéis e responsabilidades – outro aspecto fundamental é a gestão das pessoas. Contar com papéis e responsabilidades claros dentro da empresa, diminui os conflitos e aumenta a produtividade. As pessoas precisam ter consciência do que se espera do trabalho delas, em que tempo, com qual qualidade. 

4. Conhecimento de Clientes – O mercado está mudando  drasticamente. Transformações que eram aguardadas para os próximos 5 anos foram aceleradas e estão acontecendo nesse instante. É preciso compreender como tudo está transformando seu negócio, como o novo mercado será, quais serão as novas necessidades e serem atendidas e ajustar seus produtos, serviços e processos para se alinhar ao novo normal.

5. Estratégias de mercado – por fim, desenvolver um plano de médio e longo prazos (5 e 10 anos) é importante para que a empresa estabeleça um norte, para onde se deseja ir e planejar seus passos, investimentos, estratégias do que fazer e, tão importante quanto, o que não fazer.

A i2pConsulting, compreendendo os diversos momentos de maturidade de uma empresa, dividiu suas especialidades em Produtos Customizados que podem auxiliar e suportar as empresas em cada etapa.

Agora, nossos clientes podem contratar um especialista dentro da organização atuando ativamente através de um por um pacote de horas mensais para desenvolver, lado a lado do empresário, os processos, implementar as rotinas e promover as mudanças necessárias.

O consultor passa a atuar como o Agente da mudança, diminuindo a exposição do empresário, o que permite construir, com mais velocidade, utilizando as ferramentas apropriadas, uma gestão mais profissional, orientada por processos e que agregue valor ao cliente.

Em nosso site, você pode conhecer os programas customizados de Apoio Empresarial. Confira em www.i2p.com.br

Agende uma reunião sem compromissos e saiba como a i2pConsulting pode ajudar a transformar seu negócio e profissionalizar a gestão.

 

SOBRE O AUTOR

Alexandre Tortorelli é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais
de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e
negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica
de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em
www.i2p.com.br.

Em tempos de crise, revise seus processos

            Em meus mais de 25 anos de vida profissional, voltados às atividades empresariais, sempre estiveram presentes na agenda do dia,  iniciativas de melhoria de processos e ganhos de produtividade. Por que isso é tão importante e precisa estar sempre no foco das organizações?

          É fato que acontecimentos externos às empresas estarão sempre pressionando os resultados financeiros, sejam eles os  impostos, a inflação, a concorrência, restrições na demanda, crises.  O simples repasse dos custos aos preços tem um teto e um limite, quando seu cliente o trocará pelo concorrente ou, por um produto substituto.

                Incorporar valor aos produtos e serviços é uma forma de mostrar ao seu cliente que sua empresa é diferenciada e que “entrega mais” por um valor justo, ante seus concorrentes e isso é bastante importante como forma de crescimento sustentável e, esta frente, deve estar bastante apoiada na inovação e no conhecimento profundo das necessidades não atendidas dos clientes. Esse é um tema que trataremos em outro artigo.

                Voltando às questões de produtividade é fundamental adotarmos iniciativas para manter a empresa oxigenada, “em forma”, como se fosse uma academia, reforçando sua musculatura e forma física.

                Vamos lembrar que os efeitos da “baixa produtividade” estão em retirar ou reduzir a capacidade
de entregar mais produtos e serviços por um custo empenhado e, assim,  o custo relativo por unidade (R$/unidade) aumenta, tornando o produto ou serviço mais caro. Trabalhar sobre estes aspectos irá resultar ou na redução dos custos empenhados na realização do serviço, ou permitir que se entregue mais serviços/produtos pelo mesmo custo empenhado, fazendo com que  o resultado a relação R$/unidade diminua, ficando mais barato.

                Vamos abordar abaixo oportunidades mais comuns que você pode encontrar em sua empresa
para melhorar o “seu condicionamento físico”, ou seja, atuar na parte de produtividade.

 Os 8 desperdícios

Inicialmente, vamos entender  8 aspectos que causam baixa produtividade e elevam os custos,  chamados de “desperdícios”.

  1. Problemas de qualidade – são defeitos que se acumulam ao longo da execução do produto ou serviço, reduzindo o volume entregue. Podem ser ocasionados por falhas em matérias-primas, processos, falta de inspeções, variabilidade do processo e geram produtos fora do padrão aceitável pelos clientes, ocasionando ou uma perda total dos materiais ou a necessidade de retrabalhar para corrigir, o que significa, adicionar mais tempo e mais custos para corrigir algo que deveria ser bem feito na primeira vez.
  2. Excesso de produção– produzir além do que se tem como perspectivas de vendas pode ser estratégico, para garantir uma cobertura a uma variação na demanda, mas é considerado um desperdício, à medida que você está empenhando horas de trabalho, materiais, energia, etc a algo que não sabe se alguém irá comprar, nem quando. O capital dessa atividade sai do seu fluxo de caixa e fica “parado” nos estoques retirando mobilidade.
  3. Procrastinar soluções– muitas vezes problemas se arrastam por falta de foco ou tempo para solução. Perda de energia, de água, decisões importantes, impedem que a empresa avance em direção à produtividade e minam as margens e rentabilidade do negócio. Os problemas estão sempre presentes e precisam ser resolvidos.
  4. Resistência à mudanças – estamos vendo a velocidade com a qual as transformações estão acontecendo nos negócios e, muitas vezes resistimos a novas tecnologias, novas formas de realizar tarefas, nos apegando à forma antiga, que é mais cara e menos produtiva, tirando nossa agilidade, criatividade e capacidade de inovação.
  5. Transporte – realizar a movimentação de materiais uma única vez é o objetivo. Movimentar materiais e produtos de um lado para outro (estoque, fornecedor, área de inspeção, armazenagem, centro de  distribuição) implica em gastos com equipamentos de movimentação, tempo, pessoas e burocracia. Muitas vezes a movimentação é necessária, mas lembre-se: estamos colocando mais custos em algo que “não agrega valor” , só agrega custos;
  6. Estoques – olhe para o estoque de materiais que existe em sua empresa. Qual o valor de tudo o que está lá dentro? Será que realmente é necessário ter tudo isso ali? O excesso de inventário tira o “oxigênio” da empresa, ou seja, reduz o fluxo de caixa e traz dificuldades para movimentar a organização em momentos de baixa demanda. Muitas vezes é perdido, por obsolescência ou validade. Avalie, reduza, faça dinheiro com ele e gerencie bem o que quer ter realmente em estoque.
  7. Movimentação  – a organização na movimentação de materiais, pessoas e processos também é um fator fundamental. Que bom seria se nosso processo fosse simples tão simples como beber um refrigerante através de um canudo. O produto entra por uma ponta e sai pela outra em um único sentido, simples, constante e produtivo. Mas as coisas não são assim. Os materiais e as pessoas, se movimentam dentro das operações de um lado a outro, indo e voltando revisando, ajustando. Esse excesso de movimentação e transporte de materiais e pessoas também é considerado um desperdício, pois tira tempo das pessoas, que poderiam estar realizando outras tarefas e estão, na verdade, gastando energia, sem agregar valor ao produto/serviço. É importante, então olhar para seu processo de execução de produtos e serviços, com o objetivo de deixá-lo tão simples e orientado como se fosse um líquido escorrendo por um canudinho, sem interferências, e sem o vai e vem.
  8. Burocracia– a burocracia é o último desperdício considerado. Excesso de autorizações, papéis, aprovações, idas e vindas e documentos demandam tempo de processos, de pessoas, de papel, de informações. Simplifique o que for possível.

Pois bem, com base nestes 8 fatores que trouxemos, pense em sua empresa. Quais desses fatores tiram o folego do seu negócio e reduzem a rentabilidade?  Ter um olhar de fora para dentro pode ajudar a
identificar esses “ladrões” de energia e de margens e ajudar você a colocar sua empresa em forma. Deixo aqui 10 perguntas que você pode se fazer para identificar os desperdícios em seu negócio:

  1. Seus caminhões passam mais tempo parados esperando (carga, descarga, conferência, recebimento), do que transitando? Quanto você gasta com frete?
  2. Dê uma passada na área de resíduos da empresa. De quanto em quanto tempo o caminhão de lixo vem recolher o que você empenhou recursos e jogou fora?
  3. Olhe para o estoque. É grande demais? Quanto de dinheiro tem lá dentro? O que você faria se tivesse o dinheiro em sua mão?
  4. Processos de produção de produtos e serviços. Todos estão realmente ocupados? Quantos dos produtos e serviços precisaram ser revisados por falha no cadastro do cliente, falhas de qualidade, entregas erradas, devoluções, faltas etc.?
  5. Ainda dentro da execução dos processos e serviços. Tem coisas amontoadas dentro das áreas? Os materiais vão e voltam das etapas de execução e ficam tempo esperando para dar sequência? Precisam ser retrabalhados com frequência? As máquinas quebram com frequência? Produzem tudo o que podiam e para o que foram desenhadas?
  6. Olhe para as mesas. Tem documentos demais? Tem assinaturas demais?
  7. Sua área comercial tem rotinas bem estabelecidas de visitas e processos de fechamento? Quantos clientes visitam diariamente cada vendedor? Parece bom? É o suficiente?
  8. Quantas reclamações você vem recebendo de coisas que estão com problemas dentro da empresa. Quantas delas realmente afetam o desempenho da empresa? Quando vai resolver?
  9. Existem novas ferramentas, processos, tecnologias, maneiras de fazer as coisas que, se fossem implementadas deixariam os processos mais simples e sua empresa mais produtiva? O que seriam?
  10. Não esqueça das despesas administrativas. Quais das despesas realmente contribuem para tornar a empresa mais produtiva e levar seus produtos e serviços aos seus clientes? Quais poderiam ser evitadas?

São apenas 10 questões, com mais algumas variações que você pode se perguntar e identificar dentro da sua organização como forma de torná-la mais produtiva. Em tempos de crise, é fundamental buscar produtividades, reduzir custos, ter caixa disponível e azeitar a engrenagem para voltar mais forte quando o mercado reagir.

Então, mãos a obra!!!

A i2pConsulting atua junto às empresas e organizações com o Programa Excellence, que tem como  objetivo aumentar a produtividade, a competitividade, reduzir desperdícios, melhorar a gestão, as margens, o fluxo de caixa e abrir caminho para um crescimento saudável e lucrativo.

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Sobre o autor

Alexandre Tortorelli
é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br. 

A curva da mudança e o “Novo Normal!”

Muitas das publicações que temos visto nos apresentam que nossa sociedade sairá diferente dessa crise e há meio que um consenso em torno disso. Fala-se do “novo normal”. Coisas que até então não eram tão disseminadas passaram a ser normais, como o trabalho em casa, as reuniões, aulas e treinamentos on-line, a massificação do delivery, a cooperação entre empresas, entre cidadãos e novas formas de fazer negócios e, até mesmo, shows a partir de casa.

Certamente, muitas dessas práticas ficarão. Por que não fazer o lançamento de uma música diretamente de casa em uma live para o mundo todo? Estamos vendo isso, agora. O Novo Normal vai impactar a vida de todos e é importante entendermos que certas coisas virão para ficar e que nosso comportamento e negócios serão impactados.

Vou utilizar o tradicional gráfico da Curva da Mudança, que paralelo podemos traçar sobre aprendizados da crise do COVID-19. Como em todo processo de mudança, existem os que agem rápido e aqueles que ainda estão se perguntando “o que aconteceu?”. Entender esse processo, como funciona, ajudará as pessoas e as empresas a passar pelo momento atual e entrar no “novo normal” como protagonistas e não como coadjuvantes levados pelas mudanças.

O INÍCIO – uma mudança ocorre a partir de um fato ou evento que afeta nossas emoções e nosso nível
de energia. É onde tudo começa e, talvez, seja a parte fundamental deste processo. A forma como reagimos nesse momento definirá como vamos agir durante as próximas fases da mudança. Pensando em termos de energia, estamos em um momento de energia estável e, de repente, algo inesperado acontece!

O CHOQUE – O início de um processo de mudança causa um choque. É o ponto onde a energia inicial passa a se alterar, com as seguintes etapas que seguirão ao fato apresentado. Em um primeiro momento, nos vemos estanques, sem ação, paralisados diante do desconhecido. Ao recebermos a notícia que um vírus, que estava causando mortes na China, chegou ao Brasil, como cada um reagiu? Começamos a nos questionar como isso irá afetar nossas vidas. Será o fim do mundo?

A NEGAÇÃO – O passo seguinte ao choque, um processo natural de autodefesa do ser humano, vem da negação, uma dificuldade de aceitação que aquilo está acontecendo e tentamos manter o controle sobre a situação e queremos acreditar que tudo ainda está como antes. Vimos isso, desde que as primeiras informações foram noticiadas, que não afetaria o Brasil, que não seria  grave ou que nossos negócios não seriam afetados. A energia sobe pelo desconforto da situação.

RAIVA / FRUSTRAÇÃO – A raiva e a frustração são sentimentos que seguem à negação. São associados com sentimentos ruins, mas a energia que produzem tem como o objetivo buscar o controle da situação. Nessa etapa, é comum um descontrole emocional, ações impulsivas na tentativa de retomar o controle. No momento atual, é uma reação temerária. É preciso tomar muito cuidado com as ações tomadas. Tudo o que se resolver aí irá afetar seu negócio no momento da retomada. Soluções fáceis podem prejudicar sua capacidade de entregas e pagamentos.  Superando a fase da raiva e frustração,
passamos a reconhecer e aceitar a realidade daquilo que está acontecendo: a crise realmente chegou, “será que já não tivemos crises o bastante nos últimos anos?”, “agora que parecia que a economia, finalmente começaria e engrenar, tudo vai por água abaixo, novamente?” .”Quantos serão afetados?” “Como isso pode chegar até mim?”.

A BARGANHA / NEGOCIAÇÃO – Passada a raiva, a energia baixa novamente. Quando os ânimos se acalmam e passamos a analisar os impactos que tudo poderá isso vai gerar, mas com a tendência de defender o pensamento de “tudo deve continuar como antes”, (vai passar logo) e  começamos a negociar a situação (seja com os outros, seja com nós mesmos). Ainda resistimos a mudar as regras do nosso jogo. Neste estágio, não medimos esforços para que sejamos favorecidos de acordo com nossas vontades em manter o que acreditamos, como tábua de salvação. Talvez, algumas pessoas até se valham de mentiras para que continue tudo como era. No final das contas, o importante é sair ganhando no grito. 

A DEPRESSÃO – O tempo passa e, depois de tanto negociar, não há mais nada que possa fazer. As forças se esgotam e somos vencidos pelas circunstâncias. A energia se torna extremamente passiva, a ponto de, muitas vezes, a pessoa decidir encerrar seus negócios ou, ainda, perder a vontade de viver. É o fundo do poço. Culpamos os outros pela nossa situação, justificamos, “não fosse a pandemia, tudo estaria melhor”, “se não houvesse o isolamento social horizontal ou vertical, não teria acontecido nada disto”. “ Se o governo”, “se o congresso”, “se os governadores”, “se”… CHEGA! Hora de sair daí!!!

A EXPERIMENTAÇÃO – Acorde, aqui, começa o “novo normal”! Temos a oportunidade de escolher começar uma vida nova e aceitando a mudança. Fazer nascer de novo, uma nova vida, um novo “eu”, uma nova empresa”,  um “novo normal”.  Isolar-se não é o caminho. Seja uma esponja: aumente sua rede de contatos, seus relacionamentos, troque ideias, busque parcerias, faça networking, colabore com outras pessoas e empresas. Essas ações vão gerar energia propulsora para seguir em frente. A energia começa e fluir e caminhar rumo à positividade, ao entusiasmo renovado. A descoberta de ainda estar vivo, apesar de tudo, e começar a enxergar o mundo e os negócios sob outras perspectivas é um forte traço deste momento. Algo como “podemos fazer algo novo” e “podemos nos realizar assim também!” É como uma pessoa que terminou o relacionamento sendo convidada para sair com os amigos e ela começa a perceber que também é possível ser feliz sem aquela pessoa que antes parecia ser a única motivação para viver. 

A DECISÃO e ADAPTAÇÃO – Estamos na curva ascendente da energia. Após descobrir muitas possibilidades de ainda continuar após a mudança, começamos, então, a nos adaptar ao “novo normal”. E aqui voltamos ao ponto inicial de nosso artigo. Empresas e pessoas, que souberam entender o processo de mudança, chegaram aqui mais rápido que outras. Pense como você está nesse processo. A energia começa a ser cada vez mais ativa. Faça testes das novidades, que poderão ser incorporadas aos seu modelo de negócios. Algumas vão funcionar e devem permanecer. Outras não terão sucesso e devem ser abandonadas. Não se apegue! Passamos a compreender realmente o que aconteceu, como impactou nossos negócios e vemos como seremos mais fortes a partir de agora.

INTEGRAÇÃO – Incorpore as novidades ao seu negócio. Tecnologias, práticas, produtos, serviços, logística,  à nossa proposta de valor. É o momento quando temos aquela sensação de dever cumprido e de termos superado mais essa adversidade! Olhamos para trás e temos consciência de um grande aprendizado que levaremos para a vida. Estamos construindo uma nova época que estará registrada
na história! A crise do COVID-19 ficará marcada, junto com a peste negra e a gripe espanhola, com as pestes que mudaram o mundo.  Por isso, fique firme! Estamos realmente em um momento histórico! Conseguimos olhar para trás, para toda a curva e dizer que tudo foi um grande aprendizado e tirarmos a parte positiva de tudo isto. Caminhamos com nossas próprias pernas e continuamos a escrever nosso
próprio destino. 

Um plano de Contingência- Análise SWOT

Análise SWOT, sabe o que é?

A Análise SWOT, é uma das ferramentas mais simples e ao mesmo tempo úteis que uma empresa tem ao seu dispor para elaborar o seu planejamento estratégico, entender o ambiente em que está inserida e criar a base de informações necessárias para planejar seu futuro.

Do mesmo modo, pode ajudar a empresa a enfrentar crises e construir cenários possíveis e pode ser bem útil no momento que estamos passando, com a crise do COVID-19.

Do inglês, SWOT é um acrônimo para Strengths( Forças), Weaknesses (Debilidades ou fraquezas), Opportunities (Oportunidades) and Threats (Ameaças).

Através da Análise SWOT, a Organização poderá ajustar seu posicionamento competitivo dentro do seu segmento de atuação. Esta ferramenta, permite uma avaliação do seu negócio em 2 vetores:

1. De FORA para DENTRO – reconhecer as OPORTUNIDADES que o mercado oferece que podem ser exploradas e permitir sua empresa crescer para alcançar seus objetivos estratégicos como por exemplo, aumentar as vendas, o Market share, crescer territorialmente, ingressar em novos nichos de mercado, melhorar seu posicionamento estratégico, alcançar outros mercados, entre outras possibilidades.

Também permite  reconhecer as AMEAÇAS que rondam sua empresa, tais como, ações dos concorrentes, novos concorrentes, possíveis crises (COVID-19), mudanças de políticas governamentais de juros, mudanças de legislação, enfim, fatores externos que possam afetar seus negócios e prejudicá-lo.

2. De DENTRO para FORA –  reconhecer as FORÇAS propulsoras de sua empresa. Quais são os fatores mais importantes que sua empresa pode utilizar para aumentar sua presença no mercado, como por exemplo, marca, distribuição, relacionamento com clientes, reconhecimento, capacidade produtiva, logística, qualidade superior, entre outras.

Por outro lado, reconhecer também quais são suas vulnerabilidades, também chamadas de FRAQUEZAS, que, se forem expostas poderão impedir sua empresa de crescer nos cenários que irá construir. Os mesmos fatores que expusemos como fortalezas para algumas empresas, podem ser fraquezas
para outras.

Quando você fizer sua análise de mercado e de negócio poderá confrontar as oportunidades de mercado, com suas fortalezas e, assim, encontrar novos caminhos para crescimento.

Por outro lado, ao confrontar as oportunidades com as fraquezas, verá que não tem capacidade para capturar essas oportunidades devido a falta de competências internas. Reconhecer isso, pode ser o caminho para começar a reforçar estas competências e poder explorar novas oportunidades.

Ao cruzar as ameaças com as fortalezas, você poderá saber que fatores “pressionarão” sua empresa nesse momento. É hora de reforçar estas fortalezas para passar sem problemas.

Por fim, ao confrontar as ameaças com suas fraquezas, verá que sua empresa está  exposta
e vulnerável e, confirmando aquela ameaça pode ser um desastre para seus negócios. Neste caso é preciso construir um plano de contingência urgente, para blindar seu negócio dos fatores que podem prejudicá-lo. 

Estamos disponibilizando, gratuitamente, para você, um modelo de SWOT para que você possa fazer as análises necessárias neste momento da crise, reconhecer as oportunidades e ameaças e construir um plano de contingência e de retomada a partir dos fatores que reconhecer.

Entre em contato com a gente e receba sua Matriz para realizar sua própria análise e elaborar o seu Plano de Contingência e retomada para depois da crise.

Digite seu e-mail, para que possamos continuar com você.

Da Crise à Retomada

Como sobreviver à crise e sair mais forte!

A retração da economia no Brasil, decorrente do CORONAVIRUS, está apenas começando. O pico da pandemia ainda não chegou e deve chegar por aqui em meados de junho, com duração até o final de julho, quando a curva de tendência deve começar sua inversão e, então, as atividades econômicas começarão a retomar. As empresas que conseguirem sobreviver até lá, terão a oportunidade de sair mais fortes e mais competitivas.

Como temos tratado em nossos artigos e no contato direto com nossos clientes e parceiros, a demanda de consumo não foi extinta, está sufocada.

Também é importante considerar que, possivelmente uma parcela de nossos potenciais clientes terá dificuldades em continuar consumido em função de desemprego ou perda real de renda. Esse fator é importante para revisar nossas condições comerciais e oferta de produtos, considerando melhores condições.

A tendência é que a recuperação do consumo inicie a partir de agosto. Em algum momento a partir daí, as empresas vão experimentar o que chamamos de efeito chicote.

Esse efeito ocorre quando um fator externo afeta pontualmente a demanda, positiva ou negativamente e, logo em seguida existe uma normalização. No caso, devemos ter efeitos fortes, pontuais de retomada, que irão pressionar as capacidades instaladas, a produtividade e a capacidade de distribuição e entregas.

As empresas chinesas já estão experimentando esse efeito a partir de agora e, a questão que se coloca é, como nossas empresas devem se preparar para quando esse efeito chegar ao Brasil.

Como escrevemos em artigo anterior, este é um excelente momento para as empresas reescreverem suas histórias e, especialmente agora, é hora de tomar algumas decisões que irão impactar os negócios imediatamente e mais à frente.

  1. Controle as finanças – faça uma análise completa e detalhada dos custos, do fluxo de caixa. Faça projeções com cenários pessimistas e otimistas para as vendas começarem a retomar. (30, 60, 90 dias), o que vai acontecer com nosso negócio em cada um dos cenários? Tome as decisões corretas para manter a saúde financeira para o pior cenário.
  2. Entenda o impacto futuro daquilo que está fazendo agora – ao tomar decisões de redução de custos ou de capacidades, saiba exatamente como estas decisões irão afetar sua capacidade de reação no futuro e projete, dentro de um cronograma factível, o momento que deverá começar a se movimentar e recuperar aquelas capacidades para que, quando a demanda voltar, possa reagir rapidamente.
  3. Esteja próximo dos seus Clientes – Converse com eles. Eles ainda estão precisando de você e, mantê-los é mais simples que conquistar novos! Muitos empresários, nesse momento, avaliam o seu negócio como existia até hoje, com seus produtos mais vendidos e aqueles que não tinham tanta procura. Uma empresária dona de  uma loja de óculos estava pessimista, pois, óculos de grau e de sol teriam sua demanda reprimida e a loja deveria ficar fechada. Em nossas conversar identificamos um produto que não é o carro chefe da empresa, mas que tem uma necessidade crescente: os óculos de segurança. O desafio passa a ser, como fazer chegar estes produtos aos clientes antigos e pasmem”, novos clientes!!!
  4. Revise os Canais de vendas e de relacionamento – a tecnologia veio para ficar e precisa ser uma aliada das empresas. Nunca mais o comércio será como era antes da crise. Novas janelas foram abertas e, quem souber aproveitar e incorporar em seu modelo de negócios terá uma vantagem na retomada. Cursos online, delivery, entre outras formas, certamente passarão a ser recorrentes e poderão compor uma fatia importante do seu negócio. Pense nisso! É possível que os novos formatos e novos produtos, possam manter minimamente sua empresa durante a crise! Vá para cima! Crie novas receitas!
  5. Seja transparente com sua equipe – também em outro artigo que escrevi, trouxe o exemplo de Jack Welch para dentro das empresas, nos momentos de crise. Seja transparente com os colaboradores. Coloque-os junto com você. Veja o que têm a dizer. Reconheça boas ideias e coloque em prática, mas, avalie rápido se funcionam ou não. Agilidade para testar também será fundamental. Sua empresa sairá mais forte com uma equipe engajada para a nova etapa.

A i2p Consulting pode auxiliar você a sua empresa a construir esse novo processo, controlar o momento e organizar as armar para o momento correto de acelerar. Fale com a gente!

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