A Gestão por Processos & a Estrutura Organizacional

ago 31, 2020 Liderança e Gestão

A estrutura de gestão de uma organização está apoiada em três elementos essenciais: as pessoas, os processos e  a tecnologia. Esse post, tem como objetivo abordar a questão da importância da estrutura de pessoal e estratégias para a organização dos processos internos e estrutura organizacional.

Todas as empresas existem para fornecer produtos e serviços, baseados no elemento da tecnologia, que são executados através de uma sequência de atividades, que inicia na prospecção e captação dos clientes, transpassa os principais departamentos para a execução, e terminam na entrega ao cliente.  Ao conjunto de atividades relacionadas para entrega de valor, damos o nome de “processo-chave”.

Uma das ferramentas mais utilizadas para avaliar e compreender como as atividades fluem dentro de uma organização é o “Mapa de Processos”. Através dele, compreendemos todas as atividades que são executadas nos chamados “processos-chave”, organizadas dentro de uma sequência lógica e alocadas de acordo com a área ou o responsável por aquela atividade.

A figura acima, traz de maneira bastante simplificada um processo-chave típico das organizações, desde a captação de vendas, até a entrega ao cliente. Note que, as atividades 1,2,3 estão relacionadas à área comercial. Já as atividades 4,5, estão relacionadas à área planejamento, as 6 e 7, à área de administração e finanças. Já as atividades 8,9 e 10 correspondem à área operacional e a 11 e 12 à área de logística, operação de entrega.

O Mapa de Processos traz, ainda, informações valiosas sobre os papéis e responsabilidades que cada área/função deve executar. Essas informações são fundamentais para estabelecer a organização do trabalho e reduzir conflitos por atividades mal determinadas.

Ao estabelecer uma sequência das atividades, permite também, mapear aquelas que são críticas que precisam ser monitoradas em termos de qualidade, tempo, níveis de aprovação, sendo a primeira etapa para se construir os indicadores de controle e desempenho da organização.

Compreender os papéis e responsabilidades de uma determinada função permite compreender também quais são as principais competências técnicas e comportamentais de quem irá executá-las.

Por exemplo, a pessoa da área de planejamento deve compreender toda a estrutura que envolve a prestação do serviço ou execução de um produto, para dimensionar da maneira correta, quais serão os itens necessários. Deve avaliar junto ao estoque a disponibilidade de materiais e insumos necessários e solicitar a compra daqueles que não estejam disponíveis.

Dessa forma precisa compreender técnicas de planejamento, de gestão de estoques, estrutura de produtos entre outras competências técnicas para desempenhar bem sua atividade. Saberemos também, que essa função precisa de “jogo de cintura” para se relacionar com as demais áreas como o comercial e a administrativa para que disponibilizem as informações e recursos no melhor tempo, para que a equipe operacional possa dar sequência.

Essa é uma função que demanda boa capacidade de negociação, comunicação, trabalho em equipe e organização, entre outras competências comportamentais para ter sucesso.

Ao se compreender de maneira clara estas questões, será possível estabelecer uma estrutura organizacional, que seja mais adequada à empresa, definir funções e responsabilidades e, a partir delas, as competências técnicas e comportamentais de cada função, permitindo desenvolver um processo de recrutamento e seleção mais assertivos.

Ferramentas de Assessment como o DISC e Motivadores, utilizados pela i2pConsulting, permitem definir, a partir do mapa de processos o perfil comportamental mais adequado para as funções que se deseja implementar.

Aliado ao Mapa de Processos, auxilia não só no processo de R&S, mas também na organização dos talentos, alocando as pessoas certas nos lugares onde desempenharão com mais resultados, mais satisfação e entregarão mais resultados.

A i2pConsulting tem a expertise para estruturar e reorganizar sua empresa e estrutura organizacionais, colocando-a na direção da gestão orientada por processos, alinhada à ISO 9001.  Fale com a gente!

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