6 competências empresariais aperfeiçoadas através do Modelo de Excelência Operacional

6 competências empresariais aperfeiçoadas através do Modelo de Excelência Operacional

Em um ambiente cada vez mais competitivo, em meio a uma crise econômica é necessário que as empresas voltem seu olhar para seus processos, para suas atividades, custos e produtividade. O Modelo de Excelência Operacional, já bem disseminado em grandes empresas, começa a ganhar penetração nas médias e pequenas empresas. 

Concebido e baseado na Filosofia Lean, e metodologias ágeis e de melhoria continua, o Programa auxilia as empresas a aperfeiçoar sua gestão em pelo menos 6 competências Empresariais:

  1. Foco em Resultados – contribui para desenvolver uma Visão abrangente da organização, permitindo identificar onde estão potenciais ganhos financeiros por aumento de produtividade aplicado às diversas operações;
  2. O que é Prioridade? – através das ferramentas de análise das oportunidades, permite à Organização priorizar as Iniciativas que deverão ser adotadas e direcionar os projetos mais importantes a partir do diagnóstico;
  3. Desenvolvimento de pessoas – o Programa requer um alinhamento organizacional e abrangente, onde todas áreas e pessoas, passam a olhar para o negócio sob a perspectiva de gerar valor ao cliente e esta cultura transforma a Organização e seus resultados;
  4. Execução Assertiva – Em função das ferramentas de diagnóstico, das análises e projeções de resultados, os projetos passam a se estruturar de maneira mais sólida trazendo os resultados e benefícios esperados;
  5. Cultura de Trabalho – Transforma a  Organização, através de  uma Metodologia consistente para ser usada como estratégia de desdobramento de metas e objetivos organizacionais;
  6. Melhoria Contínua– torna-se a base de estruturação para as iniciativas de melhoria contínua.

Se sua empresa ainda não entrou na era da Excelência Operacional, já esta mais do que na hora.

i2p Consulting tem a expertise na implantação do Programa de Excelência Operacional e pode ajudar sua organização nessa jornada de transformação. Conte com a gente! 

10 Iniciativas de Gestão que as Empresas precisam incorporar para ingressar na Jornada da Excelência Operacional!

Vamos falar sobre os Programas de Excelência Operacional que vêm se disseminando em grandes corporações e que pode ser implementado em pequenas e médias empresas que desejam melhorar seus resultados financeiros, sua lucratividade e produtividade (você pode fazer uma Auto Avaliação sobre como está o nível de maturidade de sua empresa para adotar o modelo de Excelência Operacional, agora!). Mas, antes disso, “O que é o Programa de Excelência Operacional? “

O Programa de Excelência Operacional foi desenvolvido com base na filosofia Lean Manufacturing adotada pela Toyota, e transformou a empresa em um ícone da indústria automobilística. Consistia, basicamente, de adotar uma metodologia estruturada para promover melhorias nos processos da cadeia de valor, com base no tempo das atividades, removendo desperdícios (conheça os 8 desperdícios eliminados através do Programa de Excelência Operacional), aumentando a qualidade, a produtividade e a competitividade.

Esse modelo colocou a Toyota como referência em qualidade, na gestão da qualidade e produtividade nos negócios, e hoje, é uma das empresas automobilísticas mais respeitadas no mundo. Mais adiante o Lean Manufacturing incorporou ferramentas de SixSigma e hoje muitos definem a metodologia como LeanSixSigma.

A visão do Programa de Excelência Operacional, tem como objetivo promover o incremento de produtividade e a otimização de custos  baseado na transformação dos processos obtendo  resultados superiores e entregando mais valor ao cliente.

Grandes Empresas que experimentaram os benefícios do Programa de Excelência Operacional nos resultados operacionais e financeiros, incorporaram a metodologia ao Planejamento Estratégico e, hoje faz parte dos pilares de estratégias de negócios.

“”A Excelência Operacional é um dos cinco pilares do Planejamento Estratégico da Companhia e concentra uma série de iniciativas para aprimorar o desempenho relacionado ao nosso capital manufaturado, ou seja, nossa estrutura, qualidade, processos e sistemas, que garantem a fabricação e a distribuição dos produtos”.

Laboratórios Aché.

Podendo ser implementado em todos os processos da Organização (administração, recursos humanos, logística, qualidade, manutenção, produção, planejamento, vendas), O Programa de Excelência Operacional permite à Organização um padrão de linguagem único, estruturado com base na Cultura da Melhoria contínua. 

Abaixo você irá encontrar 10 Competências e Iniciativas que uma empresa precisa adotar para implementar um Programa de Excelência Operacional, confira e veja se sua empresa está no caminho certo!

Se sua empresa tem como objetivo, ingressar na jornada da Excelência Operacional, encaminhamos, abaixo um link onde você poderá fazer uma Auto Avaliação do Nível de Maturidade de sua Organização para ingressa na jornada de Excelência Operacional.

Após o preenchimento, enviaremos a você um relatório constando o nível de maturidade apurado e recomendações para você ingressar nessa jornada com sucesso!

Faça sua Auto Avaliação : Clique aqui!

As Oportunidades de Mercado para Pequenas e Médias Empresas

Faltando pouco menos de 80 dias para terminar,  2020 será lembrado como o ano que veio para transformar os negócios, gerar reflexões profundas sobre hábitos de todos os tipos, promover a inovação acelerada a partir novas tecnologias que até pouco tempo faziam parte das discussões acadêmicas sobre “quando” e “se realmente” a transformação digital atingiria os negócios e empresas.

Um turbilhão de dados e informações emergiu, na tentativa de fornecer ao empresariado e aos gestores algum porto seguro sobre perspectivas e caminhos a adotar para reagir, se reorganizar, se reinventar e atravessar a tempestade rumo a uma nova realidade.

Já mencionei em outro artigo sobre a entrada do “safety car” na pista dos negócios. Essa expressão, que não é minha, traduz muito bem o momento em que as diferenças de competitividade entre as empresas foram reduzidas, abrindo uma janela de oportunidade para pequenas e médias empresas poderem dar um salto de qualidade e ocupar uma nova posição estratégica em seus segmentos.

 

Hoje quero falar sobre alguns aspectos e competências que entendo ser imprescindíveis para que as empresas que estão buscando seu espaço nessa janela de oportunidade, devem desenvolver para crescer de maneira sustentável e lucrativa, ocupando um espaço com solidez e com vantagens competitivas duradouras.

Visão de Mercado – é preciso antecipar-se aos movimentos do seu mercado, analisar as  tendências e necessidades que, atualmente, não estão sendo atendidas. Explorar nichos pouco ocupados e encontrar um diferencial competitivo, criando barreiras aos concorrentes. Essas oportunidades podem elevar as vendas e posicionar a empresa em um novo patamar.

Inovação –  muitos paradigmas foram quebrados durante esses 8 meses e vimos todo a inovação acelerada, transformando a forma de fazer os negócios. A transformação digital vem impulsionando negócios baseados em plataformas de inteligência artificial, IoT, Big data reduziram que reduziram as distâncias entre o clientes e a produtores e muitas soluções estão acessíveis a pequenas e médias empresas para modernizar seus processos e dar um grande passo para o futuro.

Produtividade – a produtividade, um dos parâmetros de competitividade, conversa diretamente com a rentabilidade dos negócios e está associada à velocidade e capacidade de converter as demandas em produtos e serviços, estando presente em todos os processos da cadeia de valor, desde o processo de vendas, passando pela execução dos serviços, burocracia, gestão das  atividades internas. A produtividade permite reduzir custos e aumentar margens e lucro. Metodologias de Gestão e tecnologias estão disponíveis para aumentar a produtividade das empresas e deve ser pensada como forma de alavancar as margens e melhorar a lucratividade.

Controle de Custos – ao longo do desenvolvimento empresarial as organizações nem sempre contam com informações precisas sobre custos receitas, margens e lucro. Esse fato se dá por práticas de gestão simplificadas que não traduzem o desempenho real da empresa, como a contabilidade paralela. Uma avaliação do real desempenho financeiro da empresa (DRE e fluxo de Caixa) fornecem informações importantes acerca do que é necessário para estruturar a gestão e  a partir daí, implementar controles eficazes de custos e despesas, orientando a visão empresarial para resultados. Uma gestão estruturada de custos e finanças permite compreender as margens de produtos, orientam para a política de precificação e conduzem a melhores resultados de margens de produtos e lucro.

Processos de Governança – Toda a Gestão, Financeira e de Processos, deve ser orientada para  uma tomada de decisão robusta, baseada em dados e fatos que permitam antecipar os impactos nos negócios antecipadamente.  Não deve haver espaço para decisões de rompante. Apesar da  intuição ser uma característica importante do empresário, sempre traz riscos para a empresa e maiores serão à medida que a empresa cresce. É preciso organizar os processos internos, os papéis principais da gestão (administração, rh, finanças, operações, vendas, marketing, ao menos), com profissionais preparados e alinhados nas decisões, nas discussões e engajados com o propósito e com a estratégia adotada.

Ferramentas para construção de planos robustos estão presentes e é preciso tomar a decisão de crescer, de ocupar um novo espaço, de aproveitar que as vantagens, por ora, foram reduzidas, para acelerar o crescimento e buscar uma posição mais favorável na nova largada.

A adoção de pilares como os mencionados, bem implementados, pode levar a empresa para um crescimento consistente e lucrativo nos curto e médio prazos. Muitos de nossos clientes experimentaram  a mudança e estão colhendo os frutos de uma estrutura profissionalizada, alicerçada em processos e orientada para resultados.

Como está estruturada sua empresa? Há espaço para algum desses pontos? Comente!

A Gestão por Processos & a Estrutura Organizacional

A estrutura de gestão de uma organização está apoiada em três elementos essenciais: as pessoas, os processos e  a tecnologia. Esse post, tem como objetivo abordar a questão da importância da estrutura de pessoal e estratégias para a organização dos processos internos e estrutura organizacional.

Todas as empresas existem para fornecer produtos e serviços, baseados no elemento da tecnologia, que são executados através de uma sequência de atividades, que inicia na prospecção e captação dos clientes, transpassa os principais departamentos para a execução, e terminam na entrega ao cliente.  Ao conjunto de atividades relacionadas para entrega de valor, damos o nome de “processo-chave”.

Uma das ferramentas mais utilizadas para avaliar e compreender como as atividades fluem dentro de uma organização é o “Mapa de Processos”. Através dele, compreendemos todas as atividades que são executadas nos chamados “processos-chave”, organizadas dentro de uma sequência lógica e alocadas de acordo com a área ou o responsável por aquela atividade.

A figura acima, traz de maneira bastante simplificada um processo-chave típico das organizações, desde a captação de vendas, até a entrega ao cliente. Note que, as atividades 1,2,3 estão relacionadas à área comercial. Já as atividades 4,5, estão relacionadas à área planejamento, as 6 e 7, à área de administração e finanças. Já as atividades 8,9 e 10 correspondem à área operacional e a 11 e 12 à área de logística, operação de entrega.

O Mapa de Processos traz, ainda, informações valiosas sobre os papéis e responsabilidades que cada área/função deve executar. Essas informações são fundamentais para estabelecer a organização do trabalho e reduzir conflitos por atividades mal determinadas.

Ao estabelecer uma sequência das atividades, permite também, mapear aquelas que são críticas que precisam ser monitoradas em termos de qualidade, tempo, níveis de aprovação, sendo a primeira etapa para se construir os indicadores de controle e desempenho da organização.

Compreender os papéis e responsabilidades de uma determinada função permite compreender também quais são as principais competências técnicas e comportamentais de quem irá executá-las.

Por exemplo, a pessoa da área de planejamento deve compreender toda a estrutura que envolve a prestação do serviço ou execução de um produto, para dimensionar da maneira correta, quais serão os itens necessários. Deve avaliar junto ao estoque a disponibilidade de materiais e insumos necessários e solicitar a compra daqueles que não estejam disponíveis.

Dessa forma precisa compreender técnicas de planejamento, de gestão de estoques, estrutura de produtos entre outras competências técnicas para desempenhar bem sua atividade. Saberemos também, que essa função precisa de “jogo de cintura” para se relacionar com as demais áreas como o comercial e a administrativa para que disponibilizem as informações e recursos no melhor tempo, para que a equipe operacional possa dar sequência.

Essa é uma função que demanda boa capacidade de negociação, comunicação, trabalho em equipe e organização, entre outras competências comportamentais para ter sucesso.

Ao se compreender de maneira clara estas questões, será possível estabelecer uma estrutura organizacional, que seja mais adequada à empresa, definir funções e responsabilidades e, a partir delas, as competências técnicas e comportamentais de cada função, permitindo desenvolver um processo de recrutamento e seleção mais assertivos.

Ferramentas de Assessment como o DISC e Motivadores, utilizados pela i2pConsulting, permitem definir, a partir do mapa de processos o perfil comportamental mais adequado para as funções que se deseja implementar.

Aliado ao Mapa de Processos, auxilia não só no processo de R&S, mas também na organização dos talentos, alocando as pessoas certas nos lugares onde desempenharão com mais resultados, mais satisfação e entregarão mais resultados.

A i2pConsulting tem a expertise para estruturar e reorganizar sua empresa e estrutura organizacionais, colocando-a na direção da gestão orientada por processos, alinhada à ISO 9001.  Fale com a gente!

Conte com o Suporte Empresarial para tomada de decisões.

A vida do empresário, empreendedor é, muitas vezes solitária na tomada de decisões. Conduzir negócios, impactar vidas de colaboradores, família e de terceiros, pensar nos compromissos e desafios de manter a empresa sadia, nos dias de hoje, é uma tarefa de grande carga e responsabilidade e muitas vezes, o empresário não encontra com quem compartilhar, discutir e analisar possibilidades para a melhor tomada de decisão.

Onde investir, que produtos lançar, quais são as oportunidades de custos que podem ser revistas, como aumentar a produtividade, gerenciar o caixa e garantir um fluxo saudável são algumas das questões que se enfrentam no dia a dia.

 

Nem sempre as informações necessárias estão disponíveis para análise e é necessário aprofundar em dados, números e outros estudos (o que chamamos de diagnóstico), antes de levantar possíveis soluções. Por outro lado, também não é sempre que se dispõe do tempo necessário para fazer as análises.

O momento atual é extremamente delicado e vai continuar sendo por um bom tempo. Todos os passos precisam ser tomados com cuidado, com clareza e compreensão de todos os riscos e benefícios que poderão impactar a empresa e os clientes.

Tomar decisões no calor do momento, como suspender contratos de trabalho, deixar de recolher os impostos, entre outras opções que foram colocadas, podem ajudar no curto prazo, mas esses compromissos não foram esquecidas. Eles virão, mais cedo ou mais tarde e é preciso se preparar.

Além disso, pensando na recuperação da economia, como a empresa sairá do estado atual? Todos os produtos vão permanecer vendáveis? A empresa vai se lançar em canais digitais?  Será necessário investir em novos equipamentos, produtos e serviços? Que novas oportunidades estarão presentes que poderemos capturar para fortalecer o negócio?

O Suporte Empresarial da i2p Consulting oferece às empresas a expertise e experiência de profissionais capacitados em diagnosticar, mapear as oportunidades, levantar as melhores soluções, ajudando na escolha da opção mais eficaz, na implantação, no controle e governança das ações para garantir que os resultados planejados possam ser alcançados.

Muitas vezes nossos profissionais tomam à frente na condução de temas delicados, que possam exigir uma transformação organizacional mais profunda na organização, preservando o empresário do desgaste que naturalmente um processo como esse leva.

Sua empresa pode contar com nossas expertises no dia-a-dia auxiliando para a melhor tomada de decisões para que seu negócio possa seguir em frente, saudável e mais forte para enfrentar às novas realidades do mercado.

Fale com a gente!

SOBRE O AUTOR

Alexandre Tortorelli é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atua há mais de 25 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados, produtividade e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br.

A Formação de Equipes de Alta Performance e o Método de Desenvolvimento do Potencial de Talentos por Competências Essenciais- DISC Assessment

Jim Collins em sua obra “Feitas para Vencer” aborda a prática que utilizam para a formação de equipes das empresas vencedoras com uma frase enigmática. Segundo ele, aquelas empresas partem da seguinte premissa: “primeiro quem, depois o quê” e explica.

As empresas têm uma tendência de contratar pessoas por suas habilidades técnicas para resolver problemas olhando para as tarefas e resultados a entregar no curto prazo. Acontece, que com o passar do tempo, os problemas mudam, a tecnologia muda, o mercado muda e, aquelas competências que foram úteis em determinado momento, deixam de ser e, junto com elas o profissional. As empresas feitas para vencer entenderam que devem colocar em “seu barco” profissionais com as habilidades, comportamentos e competências fundamentais que, mudando o vento, ou sob tempestade, saberão como lidar, ajustando seu plano de navegação e conduzindo a organização para mares mais favoráveis. Estão alinhados aos valores e propósito da organização.

Avaliar competências técnicas, currículos e formação acadêmica é uma tarefa relativamente simples. Compreender e prever como um profissional irá agir ou se comportar diante dos desafios e situações da empresa é que faz a diferença em um bom processo de seleção.

 

 

 

O que acontece é que as empresas têm culturas diferentes e dependendo do estilo da organização, existem os perfis que melhor se encaixam e que tendem a performar melhor. Talvez por isso, cada vez mais empresas passaram a utilizar os Assessments para avaliar o potencial dos profissionais e equipes em termos de comportamentos, habilidades, motivadores, trabalho em equipe, entre outros aspectos e comparando às necessidades da organização frente aos objetivos de médio e longo prazos.

Esta prática não está restrita apenas ao processo seletivo, mas também tem sido utilizada nos processos sucessórios como ferramenta de consulta de análise para levar adiante uma promoção. Dentre suas principais contribuições, está a possibilidade de avaliar o potencial e compatibilidade do profissional às demandas, atitudes e ações exigidas pela área em que ele atua e na que irá atuar.

Compreender como se comporta frente à pressão, relacionamento interpessoal, velocidade de entrega ou mesmo sua disposição em se adequar a um regime de regras e comportamentos padrão, são alguns dos outputs que se esperam de um Assessment.

Essas informações podem também, ser utilizadas para alinhamento e compatibilização de estilos de lideranças complementares em uma equipe de alta performance, como forma de somar competências entre profissionais a fim de aumentar o potencial de entregas de uma equipe.

O método ainda pode ser utilizado em processos de Avaliação de Desempenho e Programas de Coaching como forma de promover planos de desenvolvimento individuais de competências e autoconhecimento.

Ao reestruturar uma área, desenvolver um novo departamento, o mesmo no desenho de uma nova organização, adotar os modelos de Assessment aumenta a assertividade dos processos, gerando produtividade e menores custos.

Contar com o profissional certo, alinhado à cultura e com capacidade de gerar a transformação e os resultados esperados agora e no futuro aumenta a capacidade da empresa de ser mais produtiva.

Um profissional bem colocado, trabalha mais alinhado às suas características pessoais, sofre menos estresse e tem um nível maior de satisfação do trabalho.

Por outro lado, um profissional colocado em um ambiente muito diverso de suas características pessoais tende a sofrer mais estresse, se envolver em mais conflitos e permanecer menos tempo na organização.

A i2pConsulting tem utilizado o DISC Assessment em seus processos de reestruturação organizacionais, no apoio ao processo de Recrutamento e Seleção das empresas e na construção de Planos de Desenvolvimento em Coaching, nos Processos de Avaliação de Desempenho e, ainda nos Programas de Mentoria para Executivos e empresários.

Qual é a sua demanda? Fale com a gente!

A produtividade nos processos administrativos

Muito se fala sobre produtividade em processos produtivos e logísticos, mas pouco se fala em produtividade nos ambientes administrativos.

Talvez um dos lugares onde a produtividade é continuamente ameaçada, a área de administração acumula, normalmente custos, derivados de rotinas de processos burocráticos, reuniões sem foco, conversas de cafezinho, e outros desperdícios.

 

 

Gosto de contar a história de uma empresa que, após uma falha operacional que levou a perder um cliente importante, levou seu proprietário a decretar uma nova rotina: nada mais sairia da empresa sem que houvesse 5 assinaturas em um documento de conferência que ele acabara de criar. Ainda, existe a clássica história do assistente de ferrovia que a cada parada do trem, precisava bater o martelo nas rodas, sem saber por que fazia isso.

Na história anterior, com o passar dos anos, muitas coisas mudaram, e a empresa também, mas,  “aquela folhinha” continuava lá, atrasando as entregas, gerando conflitos, tirando a produtividade dos colaboradores. Ninguém se atrevia a perguntar por que ainda se utilizava aquele formulário.

Pois é, na jornada de crescimento das empresas, muitos processos acabam sendo criados na urgência, para solucionar ou remediar um problema, sem que se pense na origem dele. Com o passar do tempo, as coisas mudam e o processo fica obsoleto, sem importância, apenas consumindo energia e produtividade das pessoas.

A produtividade nos processos administrativos está em entender o fluxo das atividades, compreender o que precisa ser controlado, medido e executado para que se implemente os controles absolutamente necessários para que a atividade se desenvolva de maneira confiável e produtiva.

Fora disso, nos renderemos ao retrabalho, às conferências duplicadas, excesso de burocracia e lentidão. É preciso pensar também, que as pessoas precisam compreender o porquê das atividades que executam, ter as competências técnicas, comportamentais e perfil necessários para desempenhar com produtividade sua função.

Ao estabelecer processos confiáveis com as pessoas certas, com as competências necessárias, a empresa ganha agilidade, velocidade e irá atender seus clientes com mais produtividade e menores custos.

Os colaboradores podem se dedicar a criar mais valor ao negócio e para os clientes e sua empresa pode ser mais competitiva.

Como está a estrutura administrativa da sua empresa? “Aquela folhinha” ainda está lá? 

Transformação Organizacional

Empresas são organismos vivos que precisam evoluir, se fortalecer e crescer para se manter competitivas no mercado. Ao longo da história, uma organização passa por diversas fases pelas quais torna-se necessário se reinventar.  Esses momentos, quando é preciso repensar a forma de fazer as coisas  chamamos de “Transformação Organizacional” e impactam a cultura, os processos, os produtos e serviços, levando a ajustar o posicionamento de mercado como forma a alinhar a empresa aos objetivos estratégicos.

 

Momentos de incerteza, especialmente, são, por natureza, agentes causadores de transformação forçada e demandam que as lideranças assumam o protagonismo, atuando como agentes de mudança e de transformação de cultura, para que a empresa possa atuar com resiliência e consiga atravessar os desafios mais forte.

O processo de Transformação Organizacional não escolhe tamanho, nem segmento de empresa, impactando tanto grandes empresas como as  pequenas e médias. Por trazer mudanças à forma como as coisas são feitas e à rotina das pessoas, causam desconforto e resistência. 

Empresas pequenas e médias, têm ainda, um componente mais difícil na gestão da mudança: a proximidade entre o líder da organização e as pessoas, envolvendo muito mais que aspectos profissionais, afetando sentimentos e sensações e, por isso, muitas vezes, o líder tem dificuldades em promover as mudanças necessárias, exatamente pelos vínculos construídos através do tempo. 

Apesar de ser um sentimento nobre, a situação coloca o empresário em conflito interno intenso, afetando suas emoções, suas decisões e interferindo nos resultados da organização que perde velocidade na implementação de mudanças inevitáveis, protelando, e absorvendo ineficiências e comportamentos indesejados. 

Para que uma organização possa construir um processo de mudança robusto, é necessário ter uma visão clara dos benefícios que irá trazer no curto, médio ou longo prazos à empresa e, requer um processo de comunicação eficaz e transparente. Essa visão é que manterá a convicção da mudança em meio às resistências que certamente irão surgir.

No caminho da profissionalização, as empresas passam por diferentes estágios de maturidade e, alguns caminhos naturais precisam ser seguidos e modificados para o aperfeiçoamento da gestão. Vamos a elas;

1. Gestão Financeira – o aspecto básico de iniciar uma estruturação de uma empresa está em construir bases fortes da gestão financeira que possa representar o que realmente acontece com os negócios. Ainda é muito comum empresas trabalharem com compras ou vendas sem nota fiscal e essas operações ficam ao largo da contabilidade e da gestão de custos. Conhecer a fundo os custos fixos, variáveis, a natureza das despesas e gerenciar de forma efetiva o fluxo de caixa é necessário, então é preciso construir um modelo de gestão financeira eficaz.

2. Processos e produtividade – os custos de uma empresa estão relacionados à execução das atividades que possui para entregar os produtos e serviços que disponibiliza. É preciso conhecer e controlar as atividades para que sejam realizadas dentro do tempo, qualidade e custos esperados. A falta de processos claros é causa de falhas na entrega, problemas de qualidade, retrabalho, excesso de estoques, conflitos e muitos outros problemas operacionais. Ajuste seus processos, distribua as atividades e controle as etapas.

3. Gestão de pessoas, papéis e responsabilidades – outro aspecto fundamental é a gestão das pessoas. Contar com papéis e responsabilidades claros dentro da empresa, diminui os conflitos e aumenta a produtividade. As pessoas precisam ter consciência do que se espera do trabalho delas, em que tempo, com qual qualidade. 

4. Conhecimento de Clientes – O mercado está mudando  drasticamente. Transformações que eram aguardadas para os próximos 5 anos foram aceleradas e estão acontecendo nesse instante. É preciso compreender como tudo está transformando seu negócio, como o novo mercado será, quais serão as novas necessidades e serem atendidas e ajustar seus produtos, serviços e processos para se alinhar ao novo normal.

5. Estratégias de mercado – por fim, desenvolver um plano de médio e longo prazos (5 e 10 anos) é importante para que a empresa estabeleça um norte, para onde se deseja ir e planejar seus passos, investimentos, estratégias do que fazer e, tão importante quanto, o que não fazer.

A i2pConsulting, compreendendo os diversos momentos de maturidade de uma empresa, dividiu suas especialidades em Produtos Customizados que podem auxiliar e suportar as empresas em cada etapa.

Agora, nossos clientes podem contratar um especialista dentro da organização atuando ativamente através de um por um pacote de horas mensais para desenvolver, lado a lado do empresário, os processos, implementar as rotinas e promover as mudanças necessárias.

O consultor passa a atuar como o Agente da mudança, diminuindo a exposição do empresário, o que permite construir, com mais velocidade, utilizando as ferramentas apropriadas, uma gestão mais profissional, orientada por processos e que agregue valor ao cliente.

Em nosso site, você pode conhecer os programas customizados de Apoio Empresarial. Confira em www.i2p.com.br

Agende uma reunião sem compromissos e saiba como a i2pConsulting pode ajudar a transformar seu negócio e profissionalizar a gestão.

 

SOBRE O AUTOR

Alexandre Tortorelli é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais
de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e
negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica
de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em
www.i2p.com.br.

Em tempos de crise, revise seus processos

            Em meus mais de 25 anos de vida profissional, voltados às atividades empresariais, sempre estiveram presentes na agenda do dia,  iniciativas de melhoria de processos e ganhos de produtividade. Por que isso é tão importante e precisa estar sempre no foco das organizações?

          É fato que acontecimentos externos às empresas estarão sempre pressionando os resultados financeiros, sejam eles os  impostos, a inflação, a concorrência, restrições na demanda, crises.  O simples repasse dos custos aos preços tem um teto e um limite, quando seu cliente o trocará pelo concorrente ou, por um produto substituto.

                Incorporar valor aos produtos e serviços é uma forma de mostrar ao seu cliente que sua empresa é diferenciada e que “entrega mais” por um valor justo, ante seus concorrentes e isso é bastante importante como forma de crescimento sustentável e, esta frente, deve estar bastante apoiada na inovação e no conhecimento profundo das necessidades não atendidas dos clientes. Esse é um tema que trataremos em outro artigo.

                Voltando às questões de produtividade é fundamental adotarmos iniciativas para manter a empresa oxigenada, “em forma”, como se fosse uma academia, reforçando sua musculatura e forma física.

                Vamos lembrar que os efeitos da “baixa produtividade” estão em retirar ou reduzir a capacidade
de entregar mais produtos e serviços por um custo empenhado e, assim,  o custo relativo por unidade (R$/unidade) aumenta, tornando o produto ou serviço mais caro. Trabalhar sobre estes aspectos irá resultar ou na redução dos custos empenhados na realização do serviço, ou permitir que se entregue mais serviços/produtos pelo mesmo custo empenhado, fazendo com que  o resultado a relação R$/unidade diminua, ficando mais barato.

                Vamos abordar abaixo oportunidades mais comuns que você pode encontrar em sua empresa
para melhorar o “seu condicionamento físico”, ou seja, atuar na parte de produtividade.

 Os 8 desperdícios

Inicialmente, vamos entender  8 aspectos que causam baixa produtividade e elevam os custos,  chamados de “desperdícios”.

  1. Problemas de qualidade – são defeitos que se acumulam ao longo da execução do produto ou serviço, reduzindo o volume entregue. Podem ser ocasionados por falhas em matérias-primas, processos, falta de inspeções, variabilidade do processo e geram produtos fora do padrão aceitável pelos clientes, ocasionando ou uma perda total dos materiais ou a necessidade de retrabalhar para corrigir, o que significa, adicionar mais tempo e mais custos para corrigir algo que deveria ser bem feito na primeira vez.
  2. Excesso de produção– produzir além do que se tem como perspectivas de vendas pode ser estratégico, para garantir uma cobertura a uma variação na demanda, mas é considerado um desperdício, à medida que você está empenhando horas de trabalho, materiais, energia, etc a algo que não sabe se alguém irá comprar, nem quando. O capital dessa atividade sai do seu fluxo de caixa e fica “parado” nos estoques retirando mobilidade.
  3. Procrastinar soluções– muitas vezes problemas se arrastam por falta de foco ou tempo para solução. Perda de energia, de água, decisões importantes, impedem que a empresa avance em direção à produtividade e minam as margens e rentabilidade do negócio. Os problemas estão sempre presentes e precisam ser resolvidos.
  4. Resistência à mudanças – estamos vendo a velocidade com a qual as transformações estão acontecendo nos negócios e, muitas vezes resistimos a novas tecnologias, novas formas de realizar tarefas, nos apegando à forma antiga, que é mais cara e menos produtiva, tirando nossa agilidade, criatividade e capacidade de inovação.
  5. Transporte – realizar a movimentação de materiais uma única vez é o objetivo. Movimentar materiais e produtos de um lado para outro (estoque, fornecedor, área de inspeção, armazenagem, centro de  distribuição) implica em gastos com equipamentos de movimentação, tempo, pessoas e burocracia. Muitas vezes a movimentação é necessária, mas lembre-se: estamos colocando mais custos em algo que “não agrega valor” , só agrega custos;
  6. Estoques – olhe para o estoque de materiais que existe em sua empresa. Qual o valor de tudo o que está lá dentro? Será que realmente é necessário ter tudo isso ali? O excesso de inventário tira o “oxigênio” da empresa, ou seja, reduz o fluxo de caixa e traz dificuldades para movimentar a organização em momentos de baixa demanda. Muitas vezes é perdido, por obsolescência ou validade. Avalie, reduza, faça dinheiro com ele e gerencie bem o que quer ter realmente em estoque.
  7. Movimentação  – a organização na movimentação de materiais, pessoas e processos também é um fator fundamental. Que bom seria se nosso processo fosse simples tão simples como beber um refrigerante através de um canudo. O produto entra por uma ponta e sai pela outra em um único sentido, simples, constante e produtivo. Mas as coisas não são assim. Os materiais e as pessoas, se movimentam dentro das operações de um lado a outro, indo e voltando revisando, ajustando. Esse excesso de movimentação e transporte de materiais e pessoas também é considerado um desperdício, pois tira tempo das pessoas, que poderiam estar realizando outras tarefas e estão, na verdade, gastando energia, sem agregar valor ao produto/serviço. É importante, então olhar para seu processo de execução de produtos e serviços, com o objetivo de deixá-lo tão simples e orientado como se fosse um líquido escorrendo por um canudinho, sem interferências, e sem o vai e vem.
  8. Burocracia– a burocracia é o último desperdício considerado. Excesso de autorizações, papéis, aprovações, idas e vindas e documentos demandam tempo de processos, de pessoas, de papel, de informações. Simplifique o que for possível.

Pois bem, com base nestes 8 fatores que trouxemos, pense em sua empresa. Quais desses fatores tiram o folego do seu negócio e reduzem a rentabilidade?  Ter um olhar de fora para dentro pode ajudar a
identificar esses “ladrões” de energia e de margens e ajudar você a colocar sua empresa em forma. Deixo aqui 10 perguntas que você pode se fazer para identificar os desperdícios em seu negócio:

  1. Seus caminhões passam mais tempo parados esperando (carga, descarga, conferência, recebimento), do que transitando? Quanto você gasta com frete?
  2. Dê uma passada na área de resíduos da empresa. De quanto em quanto tempo o caminhão de lixo vem recolher o que você empenhou recursos e jogou fora?
  3. Olhe para o estoque. É grande demais? Quanto de dinheiro tem lá dentro? O que você faria se tivesse o dinheiro em sua mão?
  4. Processos de produção de produtos e serviços. Todos estão realmente ocupados? Quantos dos produtos e serviços precisaram ser revisados por falha no cadastro do cliente, falhas de qualidade, entregas erradas, devoluções, faltas etc.?
  5. Ainda dentro da execução dos processos e serviços. Tem coisas amontoadas dentro das áreas? Os materiais vão e voltam das etapas de execução e ficam tempo esperando para dar sequência? Precisam ser retrabalhados com frequência? As máquinas quebram com frequência? Produzem tudo o que podiam e para o que foram desenhadas?
  6. Olhe para as mesas. Tem documentos demais? Tem assinaturas demais?
  7. Sua área comercial tem rotinas bem estabelecidas de visitas e processos de fechamento? Quantos clientes visitam diariamente cada vendedor? Parece bom? É o suficiente?
  8. Quantas reclamações você vem recebendo de coisas que estão com problemas dentro da empresa. Quantas delas realmente afetam o desempenho da empresa? Quando vai resolver?
  9. Existem novas ferramentas, processos, tecnologias, maneiras de fazer as coisas que, se fossem implementadas deixariam os processos mais simples e sua empresa mais produtiva? O que seriam?
  10. Não esqueça das despesas administrativas. Quais das despesas realmente contribuem para tornar a empresa mais produtiva e levar seus produtos e serviços aos seus clientes? Quais poderiam ser evitadas?

São apenas 10 questões, com mais algumas variações que você pode se perguntar e identificar dentro da sua organização como forma de torná-la mais produtiva. Em tempos de crise, é fundamental buscar produtividades, reduzir custos, ter caixa disponível e azeitar a engrenagem para voltar mais forte quando o mercado reagir.

Então, mãos a obra!!!

A i2pConsulting atua junto às empresas e organizações com o Programa Excellence, que tem como  objetivo aumentar a produtividade, a competitividade, reduzir desperdícios, melhorar a gestão, as margens, o fluxo de caixa e abrir caminho para um crescimento saudável e lucrativo.

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Sobre o autor

Alexandre Tortorelli
é Sócio-Diretor da i2pConsulting. Atuou por mais de 20 anos como executivo de grandes empresas na área de supply chain e negócios e há 5 anos atua em projetos de consultoria com vistas a gestão estratégica de negócios, gestão para resultados e desenvolvimento humano. Saiba mais em www.i2p.com.br. 

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